Vorgang 1140 · SAP
Terminänderungen in beide Richtungen
- Eingang
- Postfach
- Regel
- geprüft
- Ziel
- SAP
Leistungen / Handarbeit zwischen Halle und Büro
Industrieautomatisierung im Büro: vom Auftrag bis zur Rechnung ohne Abtippen
Industrieautomatisierung meint hier nicht Steuerung und Robotik, sondern die Abläufe hinter der Halle. Für Industriebetriebe ab etwa zehn Mitarbeitenden, in denen Aufträge, Lieferscheine, Prüfprotokolle und Berichte noch von Hand zwischen ERP, MES und Buchhaltung wandern. Wir verbinden SAP, proALPHA, abas, Ihr MES und DATEV, bauen die Automatik dazwischen und betreiben sie. Ihre Systeme bleiben. Ihr Team gibt nur noch frei.
Kostenlos · 30 Minuten · schriftliche Einschätzung danach
Mittelständler, die uns vertrauen
Veröffentlicht im Handelsblatt — vier Fachbeiträge
310 Std.
je Monat für gesetzliche Pflichten, ab 50 Beschäftigten
KfW Research Nr. 495, 2025
1 Tag pro Woche
Doku-Aufwand jeder zweiten Fachkraft
IW Köln, 2025
60 %
der Betriebe fehlt die Zeit zur Digitalisierung
DIHK-Digitalisierungsumfrage, 2025
Handarbeit zwischen Halle und Büro
Warum ein Auftrag im Industriebetrieb fünfmal angefasst wird
Die Maschinen sind automatisiert. Der Auftrag dahinter nicht. Bestellung, Auftragsanlage, Rückmeldung, Lieferschein und Rechnung laufen durch ERP, MES, Excel und Postfach. An jedem Übergang tippt jemand ab. Dort entstehen Wartezeit, Zahlendreher und der Freitagnachmittag für den Bericht.
Heute
jeder Pfeil ist eine Übergabe von Hand
- Eingang
- Abtippen
- Rückfrage
- Freigabe
- SAP
Mit Automatik
eine Freigabe, der Rest läuft
- Eingang
- Automatik: Auftragsanlage aus Bestellung, Mail oder Portal
- Freigabe: Ihr Team
- SAP
Ausnahmen und unklare Fälle bleiben bei einem Menschen, mit Begründung im Protokoll.
Die Bestellung kommt als PDF, der Auftrag entsteht per Hand
Kundenbestellungen kommen per Mail, als PDF oder über ein Lieferantenportal. Jemand aus dem Innendienst tippt Artikel, Menge und Termin ins ERP, danach noch einmal in die Fertigungsplanung. Ändert der Kunde die Menge, wandert die Änderung per Zuruf weiter. Oder gar nicht.
Lieferschein und Rechnung warten auf die Rückmeldung
Die Fertigung meldet im MES „fertig". Bis der Lieferschein gedruckt und die Rechnung in der Buchhaltung ist, vergehen Tage. Zum Monatsabschluss sucht jemand die Belege zusammen, die zwischen Halle, ERP und DATEV liegen geblieben sind. Das Geld kommt später, als es müsste.
Prüfprotokolle und Berichte in Excel
Chargennachweise, Prüfprotokolle und Schichtberichte entstehen in Tabellen, die nur eine Person versteht. Beim ISO-Audit oder einer Reklamation beginnt die Suche nach der betroffenen Charge. Der Wochenbericht für die Geschäftsführung wird freitags aus drei Systemen zusammengesetzt. Montags stimmt er schon nicht mehr.
02 / Was wir übernehmen
Was wir in Industriebetrieben automatisieren
Sechs Strecken zwischen Auftragseingang und Buchhaltung, die in Fertigungsbetrieben die meiste Handarbeit kosten. Jede läuft einzeln. Welche zuerst, legen wir im Audit nach Ihrem größten Zeitfresser fest.
03 / Ablauf
So läuft die Einführung, ohne die Produktion anzuhalten
- Schritt 1
Prozess-Audit, 30 Minuten
Wir gehen mit Ihnen den Weg eines echten Auftrags durch: von der Bestellung bis zur bezahlten Rechnung. Dabei zählen wir, wie oft Daten abgetippt werden und wo ein Vorgang wartet. Danach erhalten Sie eine schriftliche Einschätzung mit den drei Strecken, die den größten Hebel haben.
Ihr Anteil
0,5 Std., dazu ein Beispielauftrag, den Sie zeigen können - Schritt 2
Zugänge und Regelwerk
Sie geben uns einen Zugang zu ERP und MES, meist über eine Schnittstelle oder einen Export. Sie benennen, wer freigibt und was als Ausnahme gilt. Wir schreiben die Regeln in Klartext auf, bevor eine Zeile gebaut wird. In diesem Schritt wird der Vertrag zur Auftragsverarbeitung unterschrieben. Auf Wunsch stellen wir die Übersicht für Ihren Betriebsrat zusammen.
Ihr Anteil
2 bis 4 Std., verteilt auf zwei Termine - Schritt 3
Erste Strecke live, parallel zum alten Weg
Die erste Automatik läuft bei einer Person aus dem Innendienst, neben dem bisherigen Ablauf. Jeder angelegte Auftrag und jeder Lieferschein wird gegen den alten Weg geprüft. Erst wenn eine Woche lang nichts von Hand nachgebessert werden musste, schalten wir für alle frei.
Ihr Anteil
1 bis 2 Std. je Woche über vier bis sechs Wochen - Schritt 4
Betrieb und nächste Strecke
Ein regelmäßiger Abgleich meldet Abweichungen zwischen ERP, MES und Buchhaltung sowie Vorgänge, die liegen geblieben sind. Sie bekommen eine kurze Auswertung. Abweichungen beheben wir im laufenden Betrieb, bevor sie einem Kunden auffallen. Dann folgt die nächste Strecke aus der Audit-Liste.
Ihr Anteil
30 Min. je Monat
REFERENZEN
Betriebe, die mit uns arbeiten, in eigenen Worten
Schnelle Umsetzung, ein Ansprechpartner, der auch baut, und Abläufe, die im Alltag halten.
SOZIALWESEN
Absolute Empfehlung! Professionalität zieht sich durch jeden Bereich: von der strategischen Planung bis zur kreativen Umsetzung. Besonders hervorzuheben ist die extrem schnelle Reaktionszeit. Alle Maßnahmen waren zielgerichtet, modern und haben sofort Wirkung gezeigt.
E-COMMERCE
Unsere Stellen wurden erfolgreich besetzt — schnell, professionell und ohne den typischen Aufwand über Jobbörsen. Der ganze Prozess war einfach, die Kommunikation top.
LANDWIRTSCHAFT
Weber Media arbeitet sehr strukturiert und dienstleistungsorientiert und steht immer beratend zur Seite. Aufträge, Wünsche und Ideen werden schnellstmöglich umgesetzt — auch bei kurzfristigen Anfragen. Die Zusammenarbeit findet auf Augenhöhe statt.
AUTOMOBIL
Weber Media ist uns empfohlen worden und nach einer Kennlernphase haben wir die Agentur langfristig engagiert. Wir sind von den überraschend schnell einsetzenden Erfolgen überzeugt — die messbare Effizienzsteigerung im Vertrieb spricht für sich.
INDUSTRIE
Die Zusammenarbeit hat unsere Erwartungen übertroffen. Wir schätzen die partnerschaftliche Herangehensweise und die Fähigkeit, auf Veränderungen schnell zu reagieren und kontinuierlich neue, kreative Ideen einzubringen.
Veröffentlicht im Handelsblatt
Vier Fachbeiträge zu Digitalisierung & Prozessautomation in der Handelsblatt-Sonderpublikation für Mittelstand und Digitalisierung.
04 / Anbindung
Mit diesen Systemen arbeiten wir
- SAP
- proALPHA
- abas ERP
- MES-Systeme
- DATEV
- Microsoft 365
- Kundenportale und Excel
Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen über die vorgesehenen Schnittstellen anlegen und lesen, Belege mit Auftragsbezug in die Finanzbuchhaltung übergeben.
05 / Was Entscheider uns fragen
„„Das kann unser ERP doch schon."“
Vieles ja, und dort fangen wir an. SAP, proALPHA und abas bringen Auftragsabwicklung und Finanzbuchhaltung mit. Was sie nicht von selbst tun: eine Bestell-PDF lesen, die Rückmeldung aus dem MES mit dem Lieferschein verbinden, ein Lieferantenzeugnis der Charge zuordnen. Wir richten zuerst die Bordmittel ein und bauen nur die Lücken dazwischen. Ein zweites ERP-Projekt wird daraus nicht.
„„Unser Betriebsrat fragt zuerst nach den Daten."“
Zu Recht, deshalb gehört er in den zweiten Schritt und nicht an den Schluss. Welche Daten welches System sieht, steht im Regelwerk je Strecke, in Klartext. Verarbeitung auf Servern in Deutschland oder der EU, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor dem ersten Zugriff, keine Nutzung Ihrer Daten zum Training fremder Modelle. Rückmeldungen mit Schichtzuordnung werten wir nur so fein aus, wie Ihre Betriebsvereinbarung es vorsieht. Diese Übersicht können Sie dem Betriebsrat vorlegen, bevor etwas läuft.
„„Wir haben keine Zeit, die Produktion läuft."“
Deshalb halten wir nichts an. Ihr Aufwand liegt in den ersten vier bis sechs Wochen bei ein bis zwei Stunden je Woche, dazu zwei Termine für Zugänge und Regelwerk. Die erste Strecke läuft parallel zum alten Weg, ein Fehler trifft keinen Kunden. Gebaut wird von uns. Geprüft wird von einer Person aus Ihrem Innendienst.
Gut zu wissen
Wissen zur Industrieautomatisierung jenseits der Steuerungstechnik
Industrieautomatisierung: zwei Bedeutungen, eine Lücke dazwischen
Industrieautomatisierung bezeichnet im engeren Sinn die Steuerung von Maschinen und Anlagen: Steuerungen, Robotik, Sensorik, Leitsysteme. Dieser Teil ist in den meisten Fertigungsbetrieben weit fortgeschritten. Die zweite Bedeutung meint die Abläufe, die den Auftrag in die Halle bringen und das Ergebnis wieder heraus: Bestellung, Auftragsanlage, Planung, Rückmeldung, Lieferschein, Rechnung, Nachweis. Hier arbeiten ERP, MES und Buchhaltung jeweils für sich, aber selten miteinander. Zwischen ihnen sitzt ein Mensch mit Tastatur. Diese Seite behandelt die zweite Bedeutung. Wer eine Steuerung programmieren oder eine Linie vernetzen möchte, ist beim Maschinenbauer oder Systemintegrator richtig, nicht bei uns. Was wir bauen, folgt dem Muster jeder Prozessautomatisierung: ein Auslöser im System, eine Regel, eine Aktion im nächsten System. Und ein Mensch dort, wo Ermessen nötig ist. Die Grundlagen dazu, unabhängig von der Branche, stehen im Ratgeber Prozessautomation. Der Unterschied zur Fertigungstechnik liegt im Material. Statt Signalen und Taktzeiten geht es um Dokumente, Datensätze und Zuständigkeiten. Und um die Frage, wie weit eine Regel reichen darf, bevor jemand entscheiden muss. Wo diese Grenze liegt und wie man sie sauber zieht, erklärt der Ratgeber Freigaben und menschliche Kontrolle.
Prozessautomatisierung Industrie: ERP und MES verbinden
Fast jeder Fertigungsbetrieb hat ein ERP für Aufträge, Stammdaten und Buchhaltung und ein MES für Planung, Rückmeldung und Kennzahlen aus der Halle. Beide Systeme sind für sich gut. Die Lücke liegt an der Nahtstelle: Der Auftrag wird im ERP angelegt und im MES noch einmal. Die Rückmeldung steht im MES und muss im ERP nachgetragen werden. ERP und MES zu verbinden heißt nicht, ein drittes System zu kaufen. Es heißt, die Schnittstellen zu nutzen, die beide Systeme mitbringen, und die Regeln festzulegen, in welche Richtung welche Daten fließen. Eine Richtung der Wahrheit je Datenart: Der Auftrag gehört dem ERP, der Status gehört dem MES. Fehlt eine Schnittstelle, reicht häufig ein geplanter Export, der alle paar Minuten gelesen wird. Welche Systeme sich sauber koppeln lassen und wo Schnittstellen in der Praxis täuschen, beschreibt der Ratgeber System-Integration. Mit welchen Werkzeugen eine solche Verbindung gebaut wird, ist eine Frage für die Umsetzung und das Thema unserer Schwestermarke Workflow-Agentur. Für Sie als Entscheider zählt etwas anderes. Die Regeln sind aufgeschrieben, ein Mensch bekommt die Ausnahmen, und nach dem Livegang liest jemand den Abgleich. Ob dafür feste Regeln reichen oder ein Sprachmodell gebraucht wird, hängt von den Daten ab. Strukturierte Felder aus ERP und MES laufen über Regeln. Freitext und Belegfotos liest ein Modell. Den Unterschied und seine Folgen für Zuverlässigkeit erklärt der Ratgeber RPA gegen KI-Automatisierung.
Auftragsabwicklung automatisieren: vom Bestell-PDF zur bezahlten Rechnung
Auftragsabwicklung zu automatisieren beginnt dort, wo der Auftrag heute entsteht: im Postfach. Kundenbestellungen kommen als PDF, als Mail im Fließtext oder als Abruf aus einem Portal. Eine Dokumenten-KI liest Kunde, Positionen, Mengen, Preise und Termine aus und legt sie als Vorschlag neben die Stammdaten im ERP. Stimmen Artikelnummer und Preis mit dem Stamm überein, wird der Auftrag angelegt. Weichen sie ab, entscheidet der Innendienst, nicht die Software. Wie diese Auslese technisch funktioniert und wo ihre Grenzen liegen, steht im Ratgeber Dokumenten-KI und IDP. Nach der Anlage folgen die Schritte, die heute jeweils einen Griff zur Tastatur kosten: Auftragsbestätigung, Übergabe an die Planung, Rückmeldung, Lieferschein, Rechnung, Buchung. Jeder dieser Schritte hat einen Auslöser im vorigen System und eine Aktion im nächsten. Die Rechnung ist dabei nur die Ausgangsseite. Auf der Eingangsseite liegt mit Lieferantenrechnungen und Bestellabgleich eine eigene Strecke, die wir auf der Seite Rechnungsverarbeitung automatisieren beschreiben. Beide Strecken teilen sich das Regelwerk und die Übergabe an DATEV. Weitere Abläufe aus Betrieben, mit Auslöser, Regel und Ergebnis, zeigt der Ratgeber Beispiele für Prozessautomation. Der Hebel liegt selten in der einzelnen Minute. Er liegt im Auftrag, der nicht falsch angelegt wurde, und in der Rechnung, die am Tag des Versands rausgeht statt zwei Wochen später. Wie die Auftragsanlage aus Bestellungen Schritt für Schritt läuft, auch außerhalb der Industrie, beschreibt die Seite Auftragserfassung automatisieren.
Qualitätsdokumente, Berichte und die Frage des Betriebsrats
Qualitätsdokumente sind in Industriebetrieben die Strecke mit dem meisten Suchaufwand. Prüfprotokolle, Werkszeugnisse und Lieferantenzertifikate kommen auf verschiedenen Wegen herein und müssen bei Audit, Reklamation oder Kundenanfrage je Charge vorliegen. Automatisiert heißt: Jedes Dokument wird beim Eingang gelesen, der Charge zugeordnet und mit Fristen und Prüfwerten in den Datensatz geschrieben. Fehlt ein Nachweis zum Versand, fordert ihn die Automatik nach. Berichte folgen demselben Prinzip: Statt freitags Zahlen aus ERP, MES und Excel zusammenzutragen, entsteht der Bericht zu einer festen Zeit aus den Quellen selbst. Was nicht zusammenpasst, wird markiert. Spätestens hier stellt der Betriebsrat seine Frage, denn Rückmeldungen aus dem MES tragen oft eine Schichtzuordnung und damit einen Personenbezug. Die Antwort gehört in den Entwurf, nicht an den Schluss: Welches System liest welche Daten, wo liegen sie, wie fein wird ausgewertet, wann wird gelöscht. Verarbeitung auf Servern in Deutschland oder der EU und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung sind der Rahmen, die Betriebsvereinbarung gibt die Tiefe vor. Was bei KI-gestützter Verarbeitung zusätzlich zu beachten ist, fasst der Ratgeber DSGVO und KI zusammen. Wer die Modelle vollständig im eigenen Haus betreiben möchte, findet die Voraussetzungen im Ratgeber KI-Server in Deutschland. Welche Ihrer Strecken zuerst lohnt, klären wir im Prozess-Audit, in 30 Minuten an einem echten Auftrag.
Häufige Fragen
Was Sie vor dem Gespräch wissen wollen
Programmieren Sie auch Steuerungen oder vernetzen Maschinen?
Nein. Industrieautomatisierung meint auf dieser Seite die kaufmännischen und administrativen Abläufe in Industriebetrieben: Auftragsanlage, Lieferscheine, Rechnungen, Qualitätsdokumente und Berichte zwischen ERP, MES und Buchhaltung. Steuerungstechnik, Robotik und Sensorik gehören zum Maschinenbauer oder Systemintegrator. Wir setzen dort an, wo die Maschine fertig gemeldet hat und ein Mensch den Rest abtippt.
Welche kaufmännischen Prozesse lassen sich in einem Industriebetrieb automatisieren?
Die sechs häufigsten Strecken: Auftragsanlage aus Bestellungen, Terminänderungen in beide Richtungen, Lieferschein und Rechnung aus der Rückmeldung. Dazu Qualitätsdokumente je Charge, Berichte aus ERP und MES sowie der Abgleich von Stammdaten und Beständen. Welche davon bei Ihnen zuerst lohnt, hängt von Auftragszahl, Systemen und dem Stand Ihrer Stammdaten ab. Das klären wir im Audit.
Wie verbinden Sie ERP und MES, etwa SAP, proALPHA oder abas?
Über die Schnittstellen, die die Systeme mitbringen, oder über geplante Exporte, wenn eine Schnittstelle fehlt. Je Datenart legen wir fest, welches System führt: Der Auftrag gehört dem ERP, der Status dem MES. Ihr Team arbeitet weiter in den gewohnten Programmen. Ein Systemwechsel ist nicht nötig, und ein zweites ERP-Projekt entsteht nicht.
Was ist, wenn die Automatik einen Auftrag falsch anlegt?
Zuerst läuft jede Strecke parallel zum alten Weg, bei einer Person aus dem Innendienst, bis eine Woche lang nichts nachgebessert werden musste. Danach gilt: Was eine Regel nicht sicher entscheiden kann, wird zur Aufgabe für einen Menschen, statt angelegt zu werden. Jede Automatik hat einen benannten Besitzer in Ihrem Team. Ein regelmäßiger Abgleich zählt Abweichungen, die wir im laufenden Betrieb beheben.
Wie lange dauert es bis zur ersten laufenden Strecke?
Nach dem 30-minütigen Audit haben Sie eine schriftliche Einschätzung. Die erste Strecke, meist Auftragsanlage oder Lieferschein und Rechnung, läuft in der Regel nach vier bis sechs Wochen parallel zum alten Weg, danach produktiv. Weitere Strecken folgen nacheinander und bauen auf dem Regelwerk der ersten auf. Die Produktion wird dafür nicht angehalten.
Was kostet die Automatisierung der kaufmännischen Prozesse im Industriebetrieb?
Der Preis hängt von der Zahl der Strecken, den beteiligten Systemen und dem Zustand Ihrer Stammdaten ab. Deshalb nennen wir ihn erst nach dem Audit, als individuelles Angebot mit Festpreis je Strecke und einer Betreuungspauschale für den Betrieb. Was die Kosten treibt und was nicht, erklären wir auf unserer Kostenseite offen, damit Sie es vor dem Gespräch wissen.
Was passiert mit Produktions- und Mitarbeiterdaten?
Verarbeitung auf Servern in Deutschland oder der EU, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor dem ersten Zugriff, keine Nutzung Ihrer Daten zum Training fremder Modelle. Welche Daten welches System sieht, halten wir im Regelwerk je Strecke fest. Rückmeldungen mit Schichtzuordnung werten wir nur so fein aus, wie Ihre Betriebsvereinbarung es vorsieht. Diese Übersicht können Sie Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten vorlegen, bevor etwas läuft.
Nächster Schritt
Prozess-Audit: 30 Minuten, ein Auftrag, drei Hebel
Wir gehen mit Ihnen den Weg eines echten Auftrags durch ERP, MES und Buchhaltung und zeigen, wo heute abgetippt wird. Sie erhalten eine schriftliche Einschätzung mit den drei Strecken, die den größten Hebel haben. Unverbindlich, ohne Unterlagen vorab, und so geschrieben, dass Sie sie an Geschäftsführung oder Betriebsrat weiterreichen können.
- Prozess-Audit, 30 Minuten: 0,5 Std., dazu ein Beispielauftrag, den Sie zeigen können
- Zugänge und Regelwerk: 2 bis 4 Std., verteilt auf zwei Termine
- Erste Strecke live, parallel zum alten Weg: 1 bis 2 Std. je Woche über vier bis sechs Wochen