Vorgang 1140 · HubSpot
Zuständigkeit und Erstantwort in Minuten
- Eingang
- Postfach
- Regel
- geprüft
- Ziel
- HubSpot
Leistungen / Anfragen im Postfach
Vertriebsautomatisierung: jede Anfrage im CRM, jedes Angebot nachgefasst
Für Betriebe mit 10 bis 200 Mitarbeitenden, in denen Anfragen per E-Mail, Formular und Telefon eintreffen. Das CRM ist dort so aktuell wie der letzte ruhige Freitag. Wir bauen den Weg von der Anfrage über Qualifizierung und Nachfassen bis zur Übergabe des Auftrags, in HubSpot, Pipedrive oder Salesforce. Das Gespräch mit dem Kunden führt weiter Ihr Team. Die Automatik sorgt dafür, dass es stattfindet.
Kostenlos · 30 Minuten · schriftliche Einschätzung danach
Mittelständler, die uns vertrauen
Veröffentlicht im Handelsblatt — vier Fachbeiträge
1 Tag pro Woche
Berichte und Dokumentation bei jeder zweiten Fachkraft
IW Köln, 2025
30 %
der Zeit von Führungskräften geht in Berichte
IW Köln, 2025
60 %
der Betriebe fehlt die Zeit zur Digitalisierung
DIHK-Digitalisierungsumfrage, 2025
Anfragen im Postfach
Warum Anfragen liegen bleiben, obwohl alle im Vertrieb viel zu tun haben
Die Anfrage kommt Freitag um 16:40 als E-Mail. Montag liest sie jemand, Dienstag wird zurückgerufen, Mittwoch steht sie im CRM. Der Interessent hat am Montag beim Wettbewerber unterschrieben.
Heute
jeder Pfeil ist eine Übergabe von Hand
- Eingang
- Abtippen
- Rückfrage
- Freigabe
- HubSpot
Mit Automatik
eine Freigabe, der Rest läuft
- Eingang
- Automatik: Anfragen erfassen und qualifizieren
- Freigabe: Ihr Team
- HubSpot
Ausnahmen und unklare Fälle bleiben bei einem Menschen, mit Begründung im Protokoll.
Die Anfrage kennt keinen Zuständigen
Webformular, Info-Postfach, Anruf in der Zentrale: drei Eingänge, keine Regel, wer übernimmt. Wer gerade Zeit hat, antwortet. Wer keine hat, lässt sie liegen, und am Ende weiß niemand, ob überhaupt geantwortet wurde. Im CRM steht die Anfrage erst, wenn jemand sie abtippt.
Jede Anfrage wird gleich behandelt
Die Anfrage nach einer Großserie und die nach einem Katalog landen in derselben Liste. Ihr Vertrieb arbeitet sie von oben nach unten ab. Die wertvolle Anfrage wartet so lange wie die unwichtige. Qualifiziert wird im Kopf der Person, die sie liest, und das Ergebnis steht nirgends.
Nach dem Angebot ist Stille
Das Angebot geht raus, der Rückruf steht in keinem Kalender. Zwei Wochen später fragt die Geschäftsführung nach dem Stand. Ob der Kunde abgesagt, unterschrieben oder nur vergessen hat, weiß niemand. Die Angebotsquote fürs Monatsgespräch wird geschätzt.
02 / Was wir übernehmen
Was wir im Vertrieb automatisieren, und was beim Menschen bleibt
Sechs Strecken zwischen Anfrage und Auftrag, jede läuft einzeln an. Das Gespräch, die Verhandlung und die Entscheidung bleiben bei Ihrem Team. Die Automatik sorgt dafür, dass beides zur richtigen Zeit mit den richtigen Informationen passiert.
03 / Ablauf
So läuft die Einführung in Ihrem Vertrieb
- Schritt 1
Prozess-Audit, 30 Minuten
Wir gehen mit Ihnen den Weg einer echten Anfrage durch. Wo kommt sie herein, wer fasst sie an, wo bleibt sie liegen, wann steht sie im CRM. Am Ende kennen Sie die drei Strecken mit dem größten Hebel. Die Einschätzung kommt danach schriftlich.
Ihr Anteil
0,5 Std., eine Anfrage der letzten Woche als Beispiel - Schritt 2
Zugänge und Regelwerk
Sie geben uns einen Zugang zum CRM und benennen, wer welche Anfragen bekommt. Wir schreiben die Regeln in Klartext auf, bevor etwas gebaut wird: Pflichtangaben, Fristen, Eskalation, Wortlaut der Erstantwort. In diesem Schritt wird der Vertrag zur Auftragsverarbeitung unterschrieben.
Ihr Anteil
2 bis 4 Std., verteilt auf zwei Termine - Schritt 3
Erste Strecke live, mit Testperson
Die erste Automatik läuft parallel zum alten Weg, bei einer Person aus Ihrem Vertrieb. Sie vergleicht Einordnung, Zuständigkeit und Erstantwort mit dem, was sie selbst getan hätte. Erst wenn eine Woche lang nichts von Hand nachgebessert werden musste, schalten wir für alle frei.
Ihr Anteil
1 bis 2 Std. je Woche über vier bis sechs Wochen - Schritt 4
Betrieb und nächste Strecke
Ein regelmäßiger Abgleich meldet Anfragen ohne Antwort, Angebote ohne Nachfassen und Vorgänge ohne Besitzer. Sie bekommen eine kurze Auswertung, wir beheben Abweichungen, bevor sie auffallen. Dann folgt die nächste Strecke aus der Audit-Liste.
Ihr Anteil
30 Min. je Monat, Auswertung lesen und Prioritäten setzen
REFERENZEN
Betriebe, die mit uns arbeiten, in eigenen Worten
Schnelle Umsetzung, ein Ansprechpartner, der auch baut, und Abläufe, die im Alltag halten.
SOZIALWESEN
Absolute Empfehlung! Professionalität zieht sich durch jeden Bereich: von der strategischen Planung bis zur kreativen Umsetzung. Besonders hervorzuheben ist die extrem schnelle Reaktionszeit. Alle Maßnahmen waren zielgerichtet, modern und haben sofort Wirkung gezeigt.
E-COMMERCE
Unsere Stellen wurden erfolgreich besetzt — schnell, professionell und ohne den typischen Aufwand über Jobbörsen. Der ganze Prozess war einfach, die Kommunikation top.
LANDWIRTSCHAFT
Weber Media arbeitet sehr strukturiert und dienstleistungsorientiert und steht immer beratend zur Seite. Aufträge, Wünsche und Ideen werden schnellstmöglich umgesetzt — auch bei kurzfristigen Anfragen. Die Zusammenarbeit findet auf Augenhöhe statt.
AUTOMOBIL
Weber Media ist uns empfohlen worden und nach einer Kennlernphase haben wir die Agentur langfristig engagiert. Wir sind von den überraschend schnell einsetzenden Erfolgen überzeugt — die messbare Effizienzsteigerung im Vertrieb spricht für sich.
INDUSTRIE
Die Zusammenarbeit hat unsere Erwartungen übertroffen. Wir schätzen die partnerschaftliche Herangehensweise und die Fähigkeit, auf Veränderungen schnell zu reagieren und kontinuierlich neue, kreative Ideen einzubringen.
Veröffentlicht im Handelsblatt
Vier Fachbeiträge zu Digitalisierung & Prozessautomation in der Handelsblatt-Sonderpublikation für Mittelstand und Digitalisierung.
04 / Anbindung
Mit diesen Systemen arbeiten wir
- HubSpot
- Pipedrive
- Salesforce
- Microsoft 365
- DATEV
- Propstack
- E-Mail-Postfach und Webformular
Kontakte, Unternehmen und Vorgänge werden gelesen und zurückgeschrieben. Formulare, Postfach und Kalender hängen am Vorgang, Phasen wechseln nach Regel.
05 / Was Entscheider uns fragen
„„Vertrieb ist Beziehungsarbeit. Das lasse ich keine Maschine machen."“
Das Gespräch bleibt bei Ihrem Team, und das ist Absicht. Automatisiert wird der Weg dorthin und der Weg danach: Anfrage erfassen, einordnen, zuweisen, Termin anbieten, nach dem Angebot erinnern. Die zuständige Person ruft an, wenn der Zeitpunkt stimmt, und weiß vorher, worum es geht. Die Beziehung bekommt mehr Zeit, nicht weniger.
„„Wir haben ein CRM. Es pflegt nur keiner."“
Das ist der Normalfall, und es liegt selten am Team. Ein CRM, das von Hand gefüttert wird, verliert gegen den Tag mit drei Kundenterminen. Deshalb füllen wir es aus Ereignissen: E-Mail eingegangen, Termin gebucht, Angebot gesendet. Die Pflege ist dann keine Aufgabe mehr, sondern passiert nebenbei. Die Funktionen Ihres CRM sind dafür meist schon da, nur nie eingerichtet worden.
„„Wir haben keine Zeit für ein Projekt neben dem Tagesgeschäft."“
Ihr Aufwand liegt in den ersten vier bis sechs Wochen bei wenigen Stunden je Woche, verteilt auf Gespräch, Zugänge und den Vergleich der Testfälle. Alles andere bauen wir. Die erste Strecke läuft parallel zum alten Weg, es fällt nichts aus. Entlastung spüren Sie ab dem Tag, an dem sie für alle freigeschaltet ist.
Gut zu wissen
Wissen zur Vertriebsautomatisierung im Mittelstand
Was Vertriebsautomatisierung bedeutet
Vertriebsautomatisierung heißt, dass die wiederkehrenden Schritte zwischen Anfrage und Auftrag von Regeln ausgeführt werden statt von Hand. Dazu gehören das Erfassen der Anfrage im CRM, die Einordnung nach festen Kriterien und die Zuweisung an eine Person. Ebenso die Erstantwort, das Nachfassen nach dem Angebot und der Bericht an die Geschäftsführung. Nicht dazu gehört das Verkaufsgespräch. Es bleibt bei einem Menschen, der den Kunden kennt. Der Unterschied zu einer CRM-Einführung liegt in der Verbindung: Ein CRM speichert, was jemand einträgt. Automatisierung sorgt dafür, dass die Einträge aus Postfach, Formular und Kalender von selbst entstehen. Im Mittelstand ist das selten eine Frage neuer Software, sondern eine Frage der Regeln. Welche Anfrage ist dringend, wer übernimmt, nach wie vielen Tagen wird nachgefasst. Diese Regeln stehen heute im Kopf einzelner Mitarbeitender. Automatisierung schreibt sie auf und führt sie aus, jeden Tag gleich. Die Grundlagen, die für jeden Ablauf gelten, erklärt der Ratgeber Prozessautomation. Konkrete Vorgänge aus anderen Abteilungen zeigt die Übersicht Beispiele für Prozessautomation. Ein Beispiel aus dem Vertrieb: Eine Anfrage vom Webformular steht nach wenige Minuten im CRM, hat eine Zuständige und eine Frist. Der Interessent hat eine Eingangsbestätigung mit Namen. Niemand hat dafür etwas getippt.
Vertrieb automatisieren im Mittelstand: welche Strecke zuerst
Wer den Vertrieb im Mittelstand automatisieren will, beginnt dort, wo Geschwindigkeit über den Auftrag entscheidet: bei der Anfrage. Eine Erstantwort innerhalb weniger Minuten mit Ansprechpartner und Terminvorschlag führt das Gespräch, bevor der Wettbewerber die E-Mail gelesen hat. Die zweite Strecke ist das Nachfassen nach dem Angebot, weil dort fertige Arbeit liegt, die nur noch abgeholt werden muss. Die dritte ist die CRM-Pflege aus Ereignissen, weil sie die Grundlage für jeden Bericht ist. Erst danach lohnen Bestandskundenanlässe und Übersicht. Die Reihenfolge folgt dem Umsatz: erst die neue Anfrage, dann das offene Angebot, dann der Bestand. Ein Fehler, den wir oft sehen, ist der Start mit dem Bericht. Er zeigt dann sauber, was im CRM steht, und das ist wenig. Zweiter Fehler: alles gleichzeitig anfangen. Eine Strecke bis zum Ende gebaut entlastet mehr als fünf halb fertige. Wo Schnittstellen zwischen CRM, Postfach und Kalender tragen und wo sie täuschen, beschreibt der Ratgeber System-Integration. Mit welchen Werkzeugen eine solche Strecke gebaut wird, ist eine eigene Frage, die unsere Schwestermarke Workflow-Agentur beantwortet. Für Sie zählt am Ende nur, dass die Anfrage von Freitagabend am Montag um acht eine Zuständige hat. Fragen von Bestandskunden laufen über eine eigene Strecke, beschrieben unter Kundenanfragen automatisieren.
Anfragen qualifizieren: Regeln zuerst, KI nur für den Freitext
Anfragen qualifizieren heißt, jede eingehende Anfrage nach denselben Kriterien einzuordnen, bevor ein Mensch Zeit investiert. Die Kriterien legt Ihr Vertrieb fest: Branche, Betriebsgröße, Bedarf, Zeitpunkt, Herkunft der Anfrage. Alles, was in Feldern steht, prüft ein Regelwerk. Es ist nachvollziehbar, und es entscheidet jeden Tag gleich. Nur der Freitext, also die drei Absätze aus der E-Mail, geht an ein Sprachmodell. Es liest heraus, worum es geht, und schlägt eine Einordnung vor, mit Begründung in einem Satz. Die Begründung ist kein Komfort. Sie ist der Grund, warum Ihr Team den Vorschlag in Sekunden prüfen kann. Was das Modell nicht sicher erkennt, wird nicht geraten, sondern als Aufgabe vorgelegt. Diese Trennung in Regelwerk und Sprachmodell ist der wichtigste Baustein für Verlässlichkeit. Ein Modell darf vorschlagen, es darf keine Tatsache erfinden. Wie sich erfundene Inhalte in KI-Abläufen vermeiden lassen, erklärt der Ratgeber Halluzinationen vermeiden. Welche Freigabestufen sich bewährt haben, steht im Ratgeber Guardrails und Human-in-the-Loop. In der Praxis beginnt die Einordnung mit drei Stufen: sofort anrufen, diese Woche antworten, Standardantwort reicht. Die Stufen können später feiner werden, wenn die ersten Wochen zeigen, dass die Einordnung stimmt. Gemessen wird das an einer Zahl: Wie oft hat Ihr Team die Einordnung nachträglich geändert.
Angebotsnachverfolgung automatisieren: Fristen, Ton und Datenschutz
Angebotsnachverfolgung automatisieren bedeutet, dass nach dem Versand eines Angebots feste Fristen laufen und niemand mehr an den Rückruf denken muss. Der Ablauf hat drei Stufen. Nach der ersten Frist erinnert er die zuständige Person, mit Angebot und letzter Nachricht im Blick. Nach der zweiten geht auf Wunsch eine kurze Nachfrage an den Kunden, aus dem Postfach der zuständigen Person, in ihrem Namen und in ihrem Ton. Nach der dritten entscheidet ein Mensch, ob der Vorgang offen bleibt oder mit Grund geschlossen wird. Der Ton der Nachfrage ist entscheidend. Sie ist eine Frage, keine Mahnung, und sie bietet etwas an: einen Termin, eine Antwort auf eine offene Frage, eine Anpassung. Jede Antwort des Kunden landet am Vorgang, und die Angebotsquote steht am Monatsende ohne Nachrechnen fest. Wie das Angebot selbst aus Anfrage, Preisliste und CRM entsteht, beschreibt die Seite Angebotserstellung automatisieren. Beim Nachfassen werden personenbezogene Daten verarbeitet, deshalb gehört der Datenschutz in den Entwurf. Welche Daten liest welches System, wo liegen sie, wann werden sie gelöscht. Nachfassmails gehen nur an Personen, mit denen ein Angebotsvorgang besteht, nicht an gekaufte Listen. Die Anforderungen an KI-gestützte Verarbeitung fasst der Ratgeber DSGVO und KI zusammen. Was eine solche Strecke kostet und was den Preis bewegt, steht offen auf der Seite Kosten der Prozessautomatisierung.
Vertriebsprozess festlegen, bevor das CRM verbunden wird
Definieren Sie, wann eine Anfrage vollständig ist, wer sie übernimmt und wodurch eine Nachfassaufgabe beendet wird. Ein erledigter oder widersprochener Kontakt darf nicht weiter durch eine automatische Folge laufen. Dubletten brauchen eine eindeutige Regel.
Wir betrachten die fachliche Strecke von der Anfrage bis zur Übergabe. Die konkrete Verbindung von CRM, Postfach und Kalender erklärt unsere Schwestermarke im Beitrag CRM-Workflows im Vertrieb. Die Grundlagen zur Prozessauswahl helfen, den ersten Ablauf einzugrenzen.
Häufige Fragen
Was Sie vor dem Gespräch wissen wollen
Was ist Vertriebsautomatisierung?
Vertriebsautomatisierung heißt, dass wiederkehrende Schritte zwischen Anfrage und Auftrag nach festen Regeln laufen statt von Hand. Beispiel: Eine Anfrage kommt per Formular, steht kurz darauf im CRM, hat eine Zuständige und eine Frist, und der Interessent hat eine Antwort. Das Verkaufsgespräch führt weiter ein Mensch. Software übernimmt das Erfassen, Einordnen, Erinnern und Berichten.
Welche Vertriebsprozesse lassen sich automatisieren?
Die sechs häufigsten Strecken: Anfragen erfassen und qualifizieren, Zuständigkeit und Erstantwort, CRM-Pflege aus Ereignissen. Dazu Nachfassen nach dem Angebot, Bestandskundenanlässe aus der Bestellhistorie und der wöchentliche Vertriebsbericht. Nicht automatisiert werden Gespräch, Verhandlung und Preisentscheidung. Welche Strecke bei Ihnen zuerst lohnt, hängt von Anfragevolumen, Teamgröße und dem Stand Ihres CRM ab. Das klären wir im Audit.
Funktioniert das mit HubSpot, Pipedrive oder Salesforce?
Ja. Alle drei bieten Schnittstellen, über die wir Kontakte, Vorgänge, Aktivitäten und Phasen lesen und schreiben. Viele der Regeln lassen sich mit den Bordmitteln des CRM abbilden, wir ergänzen nur dort, wo sie nicht reichen. Ihr Team arbeitet weiter in der gewohnten Oberfläche, ein Systemwechsel ist nicht nötig.
Wir haben kein CRM, nur Excel und Outlook. Geht das trotzdem?
Für den Start ja. Postfach, Kalender und eine Excel-Liste reichen, um Anfragen zu erfassen, zuzuweisen und Fristen zu setzen. Spätestens beim Nachfassen und beim Bericht wird ein CRM sinnvoll, weil dort der Stand je Vorgang gehalten wird. Ob und wann sich der Schritt lohnt, sagen wir Ihnen im Audit, auch wenn die Antwort „noch nicht" lautet.
Wie lange dauert es bis zur ersten Strecke?
Nach dem 30-minütigen Audit haben Sie eine schriftliche Einschätzung. Die erste Strecke, meist Anfragenerfassung mit Zuständigkeit, läuft in der Regel nach vier bis sechs Wochen parallel zum alten Weg. Nach einer Woche ohne Nachbesserung schalten wir sie für das ganze Team frei. Weitere Strecken folgen nacheinander, damit Ihr Team jede Änderung nachvollziehen kann.
Was kostet Vertriebsautomatisierung im Mittelstand?
Der Preis hängt von der Zahl der Strecken, den beteiligten Systemen und dem Zustand Ihrer CRM-Daten ab. Deshalb nennen wir ihn erst nach dem Audit, als individuelles Angebot mit Festpreis je Strecke und einer Pauschale für den Betrieb. Was die Kosten treibt und was nicht, steht offen auf unserer Kostenseite.
Was passiert mit den Daten unserer Interessenten?
Die Daten bleiben in Ihrem CRM, wir verarbeiten sie im Auftrag und nur für die vereinbarten Strecken. Verarbeitung auf Servern in Deutschland oder der EU, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor dem ersten Zugriff, keine Nutzung Ihrer Daten zum Training fremder Modelle. Welche Daten welches System sieht, halten wir im Regelwerk fest. Diese Übersicht können Sie Datenschutzbeauftragten oder Betriebsrat vorlegen.
Nächster Schritt
Prozess-Audit: 30 Minuten, eine Anfrage, drei Hebel
Wir gehen mit Ihnen den Weg einer echten Anfrage der letzten Woche durch, vom Eingang bis zum CRM. Sie erhalten eine Liste der drei Strecken mit dem größten Hebel, schriftlich und so formuliert, dass Sie sie an Geschäftsführung oder IT weiterleiten können. Kostenlos, ohne Unterlagen vorab.
- Prozess-Audit, 30 Minuten: 0,5 Std., eine Anfrage der letzten Woche als Beispiel
- Zugänge und Regelwerk: 2 bis 4 Std., verteilt auf zwei Termine
- Erste Strecke live, mit Testperson: 1 bis 2 Std. je Woche über vier bis sechs Wochen