Vorgang 1140 · Personio
Onboarding automatisieren
- Eingang
- Postfach
- Regel
- geprüft
- Ziel
- Personio
Leistungen / Personalarbeit nebenbei
HR-Prozesse automatisieren: Verwaltung läuft, Entscheidungen bleiben bei Ihnen
Für Betriebe ab etwa zehn Mitarbeitenden, in denen Bewerbungen im Postfach landen, Urlaubsanträge auf Zetteln stehen und der erste Arbeitstag per Zuruf organisiert wird. Wir verbinden Personio, Ihr Bewerbermanagement, DATEV Lohn und Microsoft 365, damit die Verwaltung von allein läuft. Über jede Einladung, jede Freigabe und jeden Vertrag entscheidet weiter Ihr Team.
Kostenlos · 30 Minuten · schriftliche Einschätzung danach
Mittelständler, die uns vertrauen
Veröffentlicht im Handelsblatt — vier Fachbeiträge
1 Tag pro Woche
geht bei jeder zweiten Fachkraft in Berichte und Dokumentation
IW Köln, 2025
310 Std.
gehen je Monat in gesetzliche Pflichten, ab 50 Beschäftigten
KfW Research Nr. 495, 2025
60 %
der Unternehmen fehlt die Zeit zur Digitalisierung
DIHK-Digitalisierungsumfrage, 2025
Personalarbeit nebenbei
Warum Personalarbeit im Mittelstand im Postfach stecken bleibt
In Betrieben mit zehn bis hundert Mitarbeitenden gibt es selten eine eigene Personalabteilung. Die Arbeit macht die Geschäftsführung, die Assistenz oder die Buchhaltung nebenbei. Jede Bewerbung, jeder Urlaubsantrag und jeder Eintritt läuft über Mails und Zettel. Genau dort geht die Zeit verloren.
Heute
jeder Pfeil ist eine Übergabe von Hand
- Eingang
- Abtippen
- Rückfrage
- Freigabe
- Personio
Mit Automatik
eine Freigabe, der Rest läuft
- Eingang
- Automatik: Bewerbermanagement automatisieren
- Freigabe: Ihr Team
- Personio
Ausnahmen und unklare Fälle bleiben bei einem Menschen, mit Begründung im Protokoll.
Bewerbungen warten im Postfach
Eine Bewerbung kommt per Mail, wird gelesen, an die Fachabteilung weitergeleitet und wartet dort. Die Eingangsbestätigung schreibt jemand von Hand, wenn Zeit ist. Nach zwei Wochen ohne Antwort hat die Bewerberin woanders unterschrieben.
Der erste Arbeitstag ohne Zugang und Laptop
Die Zusage ist da, aber niemand hat die IT informiert. Vertrag, Zugänge, Arbeitsplatz und Unterweisung werden einzeln angestoßen, jedes Mal von einer anderen Person. Die neue Kollegin sitzt am ersten Tag da und wartet.
Urlaub, Krankmeldung, Stundenzettel auf Papier
Der Antrag liegt im Fach der Chefin, die Krankmeldung kommt per Nachricht aufs Handy, die Stunden stehen auf einem Zettel. Zum Monatsende tippt jemand alles für die Lohnabrechnung ab. Fehler fallen auf, wenn die Abrechnung schon raus ist.
02 / Was wir übernehmen
Was wir in der Personalarbeit automatisieren
Wir automatisieren die sechs Strecken, die in der Personalarbeit die meiste Handarbeit kosten. Jede Strecke läuft einzeln. Mit welcher wir anfangen, legen wir im Audit nach Ihrem größten Zeitfresser fest.
03 / Ablauf
So läuft die Einführung in Ihrem Betrieb
- Schritt 1
Prozess-Audit, 30 Minuten
Sie nennen die drei Personalabläufe, die Ihr Team am meisten Zeit kosten. Wir gehen den Weg einer Bewerbung oder eines Eintritts durch: wo kommt er herein, wer fasst ihn an, wo bleibt er liegen. Danach bekommen Sie eine schriftliche Einschätzung, die Sie an Geschäftsführung, Steuerberatung oder Betriebsrat weitergeben können.
Ihr Anteil
0,5 Std., eine Liste mit drei Abläufen - Schritt 2
Zugänge und Regelwerk
Wir schreiben in Klartext auf, bevor etwas gebaut wird: wer Bewerbungen sieht, wer Urlaub freigibt, welche Daten in welches System gehen und welche nicht. Diese Übersicht ist zugleich die Unterlage für Datenschutzbeauftragte und Betriebsrat. In diesem Schritt wird der Vertrag zur Auftragsverarbeitung unterschrieben.
Ihr Anteil
2 bis 4 Std., verteilt auf zwei Termine - Schritt 3
Erste Strecke live, mit Testperson
Die erste Automatik läuft parallel zum alten Weg, zunächst bei einer Person aus Ihrem Team und mit Testbewerbungen. Erst wenn eine Woche lang nichts von Hand nachgebessert werden musste, schalten wir für alle frei.
Ihr Anteil
1 bis 2 Std. je Woche über vier bis sechs Wochen - Schritt 4
Betrieb und nächste Strecke
Ein regelmäßiger Abgleich meldet liegen gebliebene Bewerbungen, offene Onboarding-Aufgaben und Abweichungen zur Lohnabrechnung. Sie lesen eine kurze Auswertung, wir beheben die Abweichungen. Dann folgt die nächste Strecke aus der Audit-Liste.
Ihr Anteil
30 Min. je Monat
REFERENZEN
Betriebe, die mit uns arbeiten, in eigenen Worten
Schnelle Umsetzung, ein Ansprechpartner, der auch baut, und Abläufe, die im Alltag halten.
SOZIALWESEN
Absolute Empfehlung! Professionalität zieht sich durch jeden Bereich: von der strategischen Planung bis zur kreativen Umsetzung. Besonders hervorzuheben ist die extrem schnelle Reaktionszeit. Alle Maßnahmen waren zielgerichtet, modern und haben sofort Wirkung gezeigt.
E-COMMERCE
Unsere Stellen wurden erfolgreich besetzt — schnell, professionell und ohne den typischen Aufwand über Jobbörsen. Der ganze Prozess war einfach, die Kommunikation top.
LANDWIRTSCHAFT
Weber Media arbeitet sehr strukturiert und dienstleistungsorientiert und steht immer beratend zur Seite. Aufträge, Wünsche und Ideen werden schnellstmöglich umgesetzt — auch bei kurzfristigen Anfragen. Die Zusammenarbeit findet auf Augenhöhe statt.
AUTOMOBIL
Weber Media ist uns empfohlen worden und nach einer Kennlernphase haben wir die Agentur langfristig engagiert. Wir sind von den überraschend schnell einsetzenden Erfolgen überzeugt — die messbare Effizienzsteigerung im Vertrieb spricht für sich.
INDUSTRIE
Die Zusammenarbeit hat unsere Erwartungen übertroffen. Wir schätzen die partnerschaftliche Herangehensweise und die Fähigkeit, auf Veränderungen schnell zu reagieren und kontinuierlich neue, kreative Ideen einzubringen.
Veröffentlicht im Handelsblatt
Vier Fachbeiträge zu Digitalisierung & Prozessautomation in der Handelsblatt-Sonderpublikation für Mittelstand und Digitalisierung.
04 / Anbindung
Mit diesen Systemen arbeiten wir
- Personio
- Softgarden und Greenhouse
- HeavenHR
- DATEV Lohn
- Microsoft 365
- Slack
- Digitale Unterschrift
- Power BI und Excel
Schnittstelle für Stammdaten, Abwesenheiten, Zeiterfassung, Dokumente und Bewerbungen. Was Personio selbst an Automatik mitbringt, richten wir zuerst ein, bevor wir etwas dazubauen.
05 / Was Entscheider uns fragen
„„Unser Betriebsrat fragt zuerst, was wir damit auslesen."“
Zu Recht, und diese Frage beantworten wir vor dem Bau, nicht danach. Im Regelwerk steht, welches System welche Daten sieht und was ausgeschlossen ist: keine Auswertung von Leistung oder Verhalten einzelner Personen, Abwesenheiten nur als Summe. Ausgeschlossen heißt dabei technisch, nicht mündlich. Diese Übersicht können Sie Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten vorlegen. Ob und wie Ihr Betriebsrat formal zu beteiligen ist, klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung. Die Unterlage dafür bekommen Sie von uns.
„„Wir haben Personio, das kann das doch schon."“
Zum Teil ja, und genau dort fangen wir an. Personio und die Bewerbermanagementsysteme bringen Automatiken mit, die in vielen Betrieben nicht eingerichtet sind. Wir richten zuerst die Bordmittel ein und bauen nur die Lücken dazwischen: zur IT, zur Lohnabrechnung, zum Kalender, zur Ablage. Ihr Team arbeitet weiter in der gewohnten Oberfläche.
„„Für ein Projekt hat bei uns niemand Zeit."“
Ihr Aufwand liegt in den ersten sechs Wochen bei etwa sieben bis siebzehn Stunden. Darin stecken eine halbe Stunde Audit, zwei Termine für das Regelwerk und ein bis zwei Stunden je Woche für Testfälle. Alles andere bauen wir. Die erste Strecke läuft nach vier bis sechs Wochen parallel zum alten Weg und entlastet ab dann jede Woche.
Gut zu wissen
Wissen zur HR-Prozessautomatisierung
Was HR-Prozessautomatisierung im Mittelstand bedeutet
HR-Prozessautomatisierung heißt, dass wiederkehrende Personalabläufe zwischen Bewerbermanagement, Personalsystem, Postfach, Kalender und Lohnabrechnung nach festen Regeln laufen statt von Hand. Eine Bewerbung wird einmal erfasst, danach übernehmen Schnittstellen: Bestätigung, Weiterleitung, Termin, Absage oder Zusage, Eintritt, Akte, Lohn. Der Unterschied zur Einführung eines Personalsystems liegt in der Verbindung. Personio allein automatisiert nichts, solange Bewerbungen im Postfach und Urlaubsanträge im Fach der Chefin bleiben. Erst die Verknüpfung macht aus Einzelprogrammen einen Prozess. Die Grundlagen, die für jede Abteilung gelten, stehen im Ratgeber Prozessautomation, typische Abläufe im Ratgeber Beispiele für Prozessautomation. Welches Werkzeug die Systeme verbindet, ist für die Personalleitung zweitrangig; wer die Werkzeugfrage vertiefen will, findet sie bei der Workflow-Agentur. Für Betriebe ohne eigene Personalabteilung beginnt es meist bei der Bewerbung, weil dort Geschwindigkeit über die Besetzung entscheidet. Danach kommen Eintritt und Abwesenheiten. Wichtig ist, eine Strecke zu Ende zu bauen, statt alle halb anzufangen.
Bewerbermanagement automatisieren: was die KI darf und was nicht
Beim Bewerbermanagement liegt der Gewinn in der Zeit zwischen Eingang und Antwort. Eine Bewerbung, die innerhalb von Minuten bestätigt und innerhalb von Tagen beantwortet wird, bleibt im Rennen. Dafür braucht es keine Entscheidung durch eine Maschine. Die KI übernimmt die Sortierarbeit. Sie liest Lebenslauf und Anschreiben aus, ordnet die Unterlagen der richtigen Stelle zu und erkennt fehlende Dokumente. Alles landet am Vorgang. Einladen, absagen oder nachfragen entscheidet eine Person aus Ihrem Team. Eine automatische Bewertung oder Reihung von Bewerberinnen und Bewerbern bauen wir nicht. Sie wirft rechtliche Fragen auf, die Ihre Rechtsberatung beantwortet, nicht wir. Wie sich diese Grenze technisch absichert, erklärt der Ratgeber Guardrails und Human in the Loop. Was beim Lesen von Bewerbungsunterlagen durch ein Sprachmodell datenschutzrechtlich zu klären ist, fasst der Ratgeber DSGVO und KI zusammen. Nach der Entscheidung läuft die Kommunikation wieder von allein: Terminvorschlag mit freien Zeiten aus dem Kalender, Erinnerung am Vortag, Absage mit Anrede und Stellenbezug. Der Mensch entscheidet, die Automatik schreibt.
Onboarding automatisieren: die Kette ab der Zusage
Onboarding automatisieren heißt, dass die Zusage eine Folge von Aufgaben auslöst, die heute jemand einzeln anstößt. Aus den Stammdaten im Bewerbermanagement entsteht der Vertragsentwurf, nach der digitalen Unterschrift wandern die Daten ins Personalsystem. Von dort gehen Aufgaben mit Frist an die IT für Zugänge und Geräte. Die Fachabteilung richtet den Arbeitsplatz ein, die Personalarbeit kümmert sich um Unterweisung und Unterlagen. Die neue Kollegin erhält vor dem ersten Tag, was sie braucht: Ansprechperson, Ablauf, Formulare. Jede offene Aufgabe steht in einer Liste, die die Leitung am Vortag sieht. Der Nutzen liegt weniger in der einzelnen Mail als im Wegfall der Frage, ob jemand die IT informiert hat. Welche Systeme sich dafür sauber verbinden lassen und wo Schnittstellen täuschen, beschreibt der Ratgeber System-Integration. Wie Zeugnisse, Nachweise und Zertifikate beim Eintritt ausgelesen und mit Fristen versehen werden, steht im Ratgeber Dokumenten-KI und IDP. Nach dem Eintritt gilt dieselbe Kette rückwärts: Beim Austritt werden Zugänge entzogen, Geräte zurückgefordert und die Akte mit Aufbewahrungsfrist abgelegt.
Personalprozesse im Mittelstand: Daten, Server, Betriebsrat
Personalprozesse im Mittelstand verarbeiten die sensibelsten Daten im Haus: Gehalt, Krankheit, Zeugnisse, Bewerbungen. Deshalb gehört die Frage, welches System welche Daten sieht, in den Entwurf und nicht an den Schluss. Verarbeitung auf Servern in Deutschland oder der EU, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor dem ersten Zugriff, keine Nutzung Ihrer Daten zum Training fremder Modelle. Was ein Sprachmodell liest, lässt sich zudem auf das Notwendige begrenzen: Unterlagen zur Stelle, nicht die ganze Akte. Welche Betriebsmodelle dafür in Frage kommen, erklärt der Ratgeber KI-Server in Deutschland. Der Betriebsrat stellt meist eine Frage: Lest ihr damit die Leistung unserer Kolleginnen und Kollegen aus? Die ehrliche Antwort lautet, dass man es könnte. Deshalb muss ausgeschlossen sein, dass man es tut, und zwar im Regelwerk und in den Berechtigungen, nicht in einer Zusage am Telefon. Diese Übersicht bekommen Sie vor dem Bau. Ob und wie der Betriebsrat formal zu beteiligen ist, klärt Ihre Rechtsberatung. Wer den eigenen Betrieb vorab einschätzen lassen will, startet mit dem Prozess-Audit.
Häufige Fragen
Was Sie vor dem Gespräch wissen wollen
Welche HR-Prozesse lassen sich automatisieren?
Die sechs häufigsten Strecken: Bewerbungseingang mit Bestätigung und Terminvorschlag, Onboarding ab der Zusage, Zeiterfassung und Abwesenheiten. Dazu die digitale Personalakte mit Fristen, die Übergabe an die Lohnabrechnung und monatliche Kennzahlen. Gespräche, Beurteilungen und die Auswahl von Menschen bleiben bei Ihrem Team. Welche Strecke bei Ihnen zuerst lohnt, hängt von Teamgröße, Zahl der Einstellungen im Jahr und dem Stand Ihrer Systeme ab. Das klären wir im Audit.
Funktioniert das mit Personio, Softgarden oder HeavenHR?
Ja, alle drei bieten Schnittstellen, über die wir Stammdaten, Bewerbungen, Abwesenheiten und Dokumente lesen und schreiben. Was die Systeme selbst an Automatik mitbringen, richten wir zuerst ein. Ihr Team arbeitet weiter in der gewohnten Oberfläche, ein Systemwechsel ist nicht nötig. Fehlt eine Schnittstelle, prüfen wir im Audit, ob Export oder Postfach als Weg reichen.
Trifft die KI Entscheidungen über Bewerberinnen und Bewerber?
Nein. Die KI liest Unterlagen aus, ordnet sie der Stelle zu und meldet, was fehlt. Ob jemand eingeladen, abgelehnt oder nachgefragt wird, entscheidet eine Person aus Ihrem Team. Eine automatische Bewertung oder Rangliste von Personen bauen wir nicht. Erst nach der menschlichen Entscheidung laufen Termin, Erinnerung und Absage automatisch.
Wie lange dauert es bis zur ersten laufenden Strecke?
Nach dem 30-minütigen Audit haben Sie eine schriftliche Einschätzung. Die erste Strecke, meist Bewerbungseingang oder Onboarding, läuft in der Regel nach vier bis sechs Wochen parallel zum alten Weg. Zunächst bei einer Testperson. Nach einer Woche ohne Nachbesserung wird sie für alle freigeschaltet. Weitere Strecken folgen nacheinander, damit Ihr Team jede Änderung nachvollziehen kann.
Was kostet HR-Prozessautomatisierung?
Der Preis hängt von der Zahl der Strecken, den beteiligten Systemen und dem Zustand Ihrer Daten ab. Deshalb nennen wir ihn erst nach dem Audit, als individuelles Angebot mit Festpreis je Strecke und einer Betreuungspauschale für den Betrieb. Was die Kosten treibt und was nicht, steht offen auf der Kostenseite.
Was passiert mit den Daten unserer Mitarbeitenden und Bewerber?
Verarbeitung auf Servern in Deutschland oder der EU, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor dem ersten Zugriff, keine Nutzung Ihrer Daten zum Training fremder Modelle. Welche Daten welches System sieht, halten wir im Regelwerk je Strecke fest. Diese Übersicht können Sie Datenschutzbeauftragten und Betriebsrat vorlegen. Löschfristen für Bewerbungen und Akten bilden wir im Personalsystem ab, nicht in einer Nebenliste.
Lohnt sich das schon ab zehn Mitarbeitenden?
Ja, wenn die Abläufe oft genug vorkommen. Ab zehn Mitarbeitenden gibt es jeden Monat Abwesenheiten und einen Lohnlauf, mehrmals im Jahr Bewerbungen und Eintritte. Dort rechnet sich eine Strecke, weil sie jede Woche Zeit zurückgibt. Vorgänge, die nur ein paar Mal im Jahr anfallen, lohnen sich selten. Das sagen wir Ihnen im Audit auch dann, wenn es für uns kein Projekt bedeutet.
Nächster Schritt
Prozess-Audit: 30 Minuten, drei Personalabläufe, eine Reihenfolge
Sie nennen die drei Abläufe, die in Ihrer Personalarbeit am meisten Zeit kosten. Wir gehen eine Bewerbung oder einen Eintritt mit Ihnen durch und zeigen, wo heute Handarbeit steckt. Danach bekommen Sie eine schriftliche Einschätzung, auch wenn Sie ohne uns weitermachen.
- Prozess-Audit, 30 Minuten: 0,5 Std., eine Liste mit drei Abläufen
- Zugänge und Regelwerk: 2 bis 4 Std., verteilt auf zwei Termine
- Erste Strecke live, mit Testperson: 1 bis 2 Std. je Woche über vier bis sechs Wochen