Vorgang 1140 · ERP (zum Beispiel SAP Business One, Sage, Abacus)
Zahl der beteiligten Systeme
- Eingang
- Postfach
- Regel
- geprüft
- Ziel
- ERP (zum Beispiel SAP Business One, Sage, Abacus)
Leistung / Vor dem Gespräch
Was kostet Prozessautomatisierung? Die Kostentreiber im Überblick
Die Kosten einer Prozessautomatisierung hängen von vier Faktoren ab: Komplexität des Ablaufs, Zahl der beteiligten Systeme, Individualisierungsgrad und Betrieb. Diese Seite zeigt, wie Sie die Größenordnung für Ihr Unternehmen vor dem ersten Gespräch selbst einschätzen.
Kostenlos · 30 Minuten · schriftliche Einschätzung danach
Mittelständler, die uns vertrauen
Veröffentlicht im Handelsblatt — vier Fachbeiträge
0 Std.
Pflichtaufwand je Monat ab 50 Beschäftigten
KfW Research Nr. 495, 2025
0 %
Unternehmen fehlt die Zeit für Digitalisierung
DIHK-Digitalisierungsumfrage 2025
0,0 Mrd. €
Potenzial digitaler Finanzprozesse je Monat
IW Consult 2025
Vor dem Gespräch
Warum Ihnen niemand einen seriösen Preis nennt, bevor er Ihre Abläufe kennt
Eine Rechnungsfreigabe mit zwei Systemen und klaren Regeln ist ein anderes Projekt als eine Auftragsabwicklung über fünf Systeme mit Ausnahmen. Wer trotzdem sofort einen Preis nennt, rät, oder er verkauft ein Werkzeug statt einer Lösung.
Heute
jeder Pfeil ist eine Übergabe von Hand
- Eingang
- Abtippen
- Rückfrage
- Freigabe
- ERP (zum Beispiel SAP Business One, Sage, Abacus)
Mit Automatik
eine Freigabe, der Rest läuft
- Eingang
- Automatik: Komplexität des Ablaufs
- Freigabe: Ihr Team
- ERP (zum Beispiel SAP Business One, Sage, Abacus)
Ausnahmen und unklare Fälle bleiben bei einem Menschen, mit Begründung im Protokoll.
Die Preisfrage kommt zu früh
Die Frage nach den Kosten ist berechtigt. Sie lässt sich aber erst beantworten, wenn klar ist, welcher Ablauf automatisiert wird und was er heute kostet. Deshalb steht auf dieser Seite kein Preis, sondern das Rechenschema, mit dem Sie ihn einordnen.
Die Vergleichsgröße fehlt
Die meisten Unternehmen kennen die Kosten ihrer manuellen Abläufe nicht. Laut KfW Research binden gesetzliche Pflichten bei Unternehmen ab 50 Beschäftigten im Schnitt 310 Stunden pro Monat. Erst gegen diese Zahl wird jede Investition bewertbar.
Werkzeugpreis ist nicht Projektpreis
Ein Workflow-Werkzeug kostet einen zweistelligen Betrag im Monat. Das ist aber nur die Lizenz, nicht die Anbindung Ihrer Systeme, nicht die Ausnahmen und nicht der Betrieb. Die eigentlichen Kosten liegen in der Arbeit dazwischen.
02 / Was wir übernehmen
Die sechs Größen, die über die Kosten entscheiden
Vier Faktoren bestimmen den Aufwand, zwei Kostenarten kommen dazu. Wer diese sechs Punkte für seinen Ablauf beantworten kann, hat die Größenordnung in der Hand.
03 / Ablauf
So entsteht bei uns eine belastbare Kostenschätzung
- Schritt 1
Prozess-Audit, 30 Minuten
Sie beschreiben die drei Abläufe, die am meisten Zeit fressen. Wir sagen Ihnen, welcher davon zuerst dran ist und warum. Danach bekommen Sie eine schriftliche Einschätzung mit grobem Aufwand.
Ihr Anteil
Eine Liste mit drei Abläufen mitbringen, mehr nicht. - Schritt 2
Prozessaufnahme
Wir sehen uns den gewählten Ablauf an echten Fällen an: Systeme, Ausnahmen, Freigaben. Daraus entsteht ein Fahrplan mit klaren Bausteinen. Ob eine Beratungsförderung für diesen Teil in Frage kommt, prüfen wir hier.
Ihr Anteil
Zugang zu zwei bis drei Beispielfällen und eine Ansprechperson aus dem Fachbereich. - Schritt 3
Angebot mit Festpreis je Baustein
Sie erhalten ein individuelles Angebot: je Baustein ein Festpreis, dazu eine Betriebspauschale, dazu die Grenzen des Umfangs. Keine Jahressummen, keine Pakete, die Sie nicht brauchen.
Ihr Anteil
Das Angebot lesen und entscheiden, womit Sie anfangen. - Schritt 4
Umsetzung mit Abnahme
Nach Wochen läuft der erste Ablauf, nicht nach Quartalen. Abnahme an echten Fällen, dann Betrieb. Dieselben Personen von Analyse bis Betrieb.
Ihr Anteil
Testfälle freigeben und die Abnahme bestätigen.
REFERENZEN
Betriebe, die mit uns arbeiten, in eigenen Worten
Schnelle Umsetzung, ein Ansprechpartner, der auch baut, und Abläufe, die im Alltag halten.
SOZIALWESEN
Absolute Empfehlung! Professionalität zieht sich durch jeden Bereich: von der strategischen Planung bis zur kreativen Umsetzung. Besonders hervorzuheben ist die extrem schnelle Reaktionszeit. Alle Maßnahmen waren zielgerichtet, modern und haben sofort Wirkung gezeigt.
E-COMMERCE
Unsere Stellen wurden erfolgreich besetzt — schnell, professionell und ohne den typischen Aufwand über Jobbörsen. Der ganze Prozess war einfach, die Kommunikation top.
LANDWIRTSCHAFT
Weber Media arbeitet sehr strukturiert und dienstleistungsorientiert und steht immer beratend zur Seite. Aufträge, Wünsche und Ideen werden schnellstmöglich umgesetzt — auch bei kurzfristigen Anfragen. Die Zusammenarbeit findet auf Augenhöhe statt.
AUTOMOBIL
Weber Media ist uns empfohlen worden und nach einer Kennlernphase haben wir die Agentur langfristig engagiert. Wir sind von den überraschend schnell einsetzenden Erfolgen überzeugt — die messbare Effizienzsteigerung im Vertrieb spricht für sich.
INDUSTRIE
Die Zusammenarbeit hat unsere Erwartungen übertroffen. Wir schätzen die partnerschaftliche Herangehensweise und die Fähigkeit, auf Veränderungen schnell zu reagieren und kontinuierlich neue, kreative Ideen einzubringen.
Veröffentlicht im Handelsblatt
Vier Fachbeiträge zu Digitalisierung & Prozessautomation in der Handelsblatt-Sonderpublikation für Mittelstand und Digitalisierung.
04 / Anbindung
- ERP (zum Beispiel SAP Business One, Sage, Abacus)
- CRM (zum Beispiel HubSpot, Pipedrive, Propstack)
- Buchhaltung (zum Beispiel DATEV, Lexware)
- Microsoft 365 oder Google Workspace
- Dokumentenablage und Scans
- Branchensoftware ohne Schnittstelle
Zentrale Datenquelle, meist mit dokumentierter Schnittstelle, oft aber mit Lizenzkosten für den Zugang.
05 / Was Entscheider uns fragen
„„Sagen Sie mir doch einfach eine Zahl."“
Verständlich, und wir nennen Ihnen eine, sobald wir den Ablauf kennen. Eine Zahl ohne Kenntnis Ihrer Systeme wäre geraten und müsste später korrigiert werden. Im Audit bekommen Sie nach 30 Minuten eine Größenordnung, schriftlich.
„„Ein Werkzeug für 30 Euro im Monat kann das auch."“
Für einen einfachen Ablauf mit zwei Systemen kann das stimmen, und dann sagen wir Ihnen das. Sobald Ausnahmen, Freigaben oder Dokumente ins Spiel kommen, endet das Werkzeug und die Handarbeit beginnt wieder. Die Kosten liegen in der Anbindung und im Betrieb, nicht in der Lizenz.
„„Bei unserer Größe rechnet sich das nicht."“
Die Rechnung hängt nicht an der Firmengröße, sondern am Volumen des Ablaufs. Ein Betrieb mit 20 Beschäftigten und 400 Eingangsrechnungen im Monat hat einen besseren Fall als ein Konzern mit 40 Rechnungen im Monat. Ob Ihr Fall trägt, zeigt das Rechenschema weiter unten in fünf Minuten.
Gut zu wissen
Was Sie über die Kosten von Prozessautomatisierung wissen sollten
Einmalige, laufende und interne Kosten
Die Kosten einer Prozessautomatisierung bestehen aus drei Arten. Das sind einmalige Kosten für Analyse und Aufbau, laufende Kosten für Betrieb und Lizenzen und interne Kosten für die Mitarbeit Ihres Teams. Einmalig sind Prozessaufnahme, Anbindung der Systeme, Entwicklung der Logik und Abnahme. Laufend sind Hosting, Lizenzen für Werkzeuge, Modellnutzung bei KI-Bausteinen sowie Überwachung und Anpassung. Was ein KI-Modell im Betrieb kostet und wovon das abhängt, erklärt der Beitrag zu KI-Modellkosten im Betrieb. Intern fallen Stunden für Beispielfälle, Tests und Freigaben an, meist im Fachbereich, der den Ablauf heute von Hand erledigt. Viele Angebote zeigen nur die erste Kostenart. Vergleichen Sie deshalb immer über zwei bis drei Jahre, nicht über den Einstiegspreis. Eine Übersicht der Marktpreise für ein erstes Projekt finden Sie im Ratgeber Prozessautomation Kosten.
Das ROI-Rechenschema in drei Zeilen
Der Return on Investment einer Automatisierung ist das Verhältnis von eingesparten Kosten zu den Gesamtkosten über einen festen Zeitraum. Das Schema: Erstens, Stunden pro Monat im manuellen Ablauf mal Vollkostensatz pro Stunde ergibt die monatliche Bruttoersparnis. Zweitens, Bruttoersparnis minus laufende Kosten ergibt die Nettoersparnis pro Monat. Drittens, einmalige Kosten geteilt durch Nettoersparnis ergibt die Amortisation in Monaten. Ein Zahlenbeispiel nennen wir hier bewusst nicht, weil jede Zahl als Preis gelesen wird. Die drei Zeilen rechnen Sie in fünf Minuten mit Ihren eigenen Werten durch, im Prozess-Audit tun wir es gemeinsam. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein, und rechnen Sie den Vollkostensatz mit Lohnnebenkosten. Der Betrachtungszeitraum sollte mindestens zwei Jahre umfassen, sonst gehen die laufenden Kosten in der Rechnung unter. Mehr zur Bewertung von KI-Projekten im Beitrag ROI von KI im Mittelstand.
Versteckte Kosten durch Werkzeug-Wildwuchs
Werkzeug-Wildwuchs bezeichnet den Zustand, in dem Abteilungen eigene Software-Abonnements abschließen, ohne dass jemand den Überblick hat. Die Kosten sind real, aber unsichtbar: Lizenzen je Nutzer in fünf verschiedenen Werkzeugen, doppelte Datenpflege, weil die Werkzeuge nicht miteinander sprechen, und vergessene Abonnements, die weiterlaufen. Dazu kommt das Risiko, dass niemand weiß, wo welche Kundendaten liegen. Typisch ist dieses Muster: Der Vertrieb nutzt ein eigenes CRM, die Buchhaltung ein Belegportal, die Projektleitung ein Aufgabenwerkzeug. Jedes für sich ist günstig. Zusammen entsteht eine Kostenstelle, die in keiner Auswertung auftaucht. Eine saubere Workflow-Automatisierung ersetzt diese Insellösungen nicht alle, aber sie verbindet sie. Oft ist der erste Schritt deshalb keine neue Software, sondern eine System-Integration der vorhandenen. Rechnen Sie vor jedem Projekt zusammen, was Ihr Team heute an Abonnements zahlt. Die Summe überrascht fast immer.
Wann sich Automatisierung nicht lohnt
Automatisierung lohnt sich nicht, wenn der Aufwand für Aufbau und Betrieb dauerhaft über der Ersparnis liegt. Das ist bei vier Mustern der Fall. Erstens, der Ablauf kommt selten vor: Ein Vorgang, der dreimal im Jahr auftritt, bleibt Handarbeit. Zweitens, die Regeln ändern sich ständig: Was sich jede Woche ändert, muss jede Woche angepasst werden. Drittens, der Ablauf ist selbst das Problem: Ein unklarer Prozess wird durch Automatisierung nur schneller unklar. Erst ordnen, dann automatisieren. Viertens, die Daten fehlen: Ohne saubere Stammdaten liefert jede Automatisierung saubere Fehler. Ein fünfter Fall ist häufiger, als man denkt: Der Ablauf verschwindet bald, etwa durch einen geplanten Systemwechsel. Dann lohnt kein Aufbau mehr. Wir sagen Ihnen im Audit, wenn Ihr Fall in eine dieser Gruppen fällt. Wo die Grundlagen fehlen, hilft der Beitrag zur Digitalisierung im Mittelstand weiter.
Häufige Fragen
Was Sie vor dem Gespräch wissen wollen
Was kostet Prozessautomatisierung im Mittelstand?
Das hängt von Komplexität, Zahl der Systeme, Individualisierungsgrad und Betrieb ab. Ein einfacher Ablauf mit zwei Systemen liegt in einer anderen Größenordnung als eine Auftragsabwicklung über fünf Systeme. Wir nennen Preise nur nach einem Blick auf den Ablauf, dann als individuelles Angebot mit Festpreis je Baustein. Das Rechenschema auf dieser Seite zeigt, wie Sie vorher selbst einordnen.
Was kostet KI-Automatisierung im Vergleich zu regelbasierter Automatisierung?
KI-Bausteine erzeugen laufende Modellkosten je Vorgang, regelbasierte Abläufe nicht. Dafür können sie unstrukturierte Dokumente und Texte verarbeiten. Unsere Linie: Automatisierung zuerst, KI nur dort, wo sie wirkt. Viele Abläufe brauchen gar keine KI. Welche Modellkosten im Betrieb entstehen, erklärt unser Ratgeber zu KI-Modellkosten.
Welche laufenden Kosten entstehen nach der Einführung?
Hosting, Lizenzen für Werkzeuge, Modellnutzung bei KI-Bausteinen sowie Überwachung und Anpassung. Die Höhe hängt vom Volumen und von der Zahl der Systeme ab. Wichtig ist, diese Posten von Anfang an mitzurechnen. Ein Angebot ohne Betriebskosten ist unvollständig. Übernimmt Ihr Team die Pflege nicht selbst, kommt eine monatliche Betreuung dazu, die wir im Angebot getrennt ausweisen.
Wie rechne ich den ROI meiner Automatisierung?
Stunden pro Monat im manuellen Ablauf mal Vollkostensatz ergibt die Bruttoersparnis. Davon die laufenden Kosten abziehen. Die Einmalkosten durch diese Nettoersparnis teilen ergibt die Amortisation in Monaten. Rechnen Sie mit Lohnnebenkosten und mit den Stunden, die Ihr Team für Tests aufwendet.
Gibt es Förderung für Prozessautomatisierung?
Für den Beratungsanteil kann eine Beratungsförderung des Bundes in Frage kommen. Sie gilt nur für Beratung, nicht für Umsetzung, Lizenzen oder Betrieb, und der Antrag muss vor Beginn gestellt sein. Ob Ihr Unternehmen antragsberechtigt ist, prüfen wir im Gespräch. Wir nennen keine Quoten, bevor das geklärt ist.
Was ist der günstigste Einstieg?
Ein einzelner, klar abgegrenzter Ablauf mit hohem Volumen und wenigen Systemen. Häufig ist das die Eingangsrechnung, die Angebotserstellung oder die Übergabe von Anfragen ins CRM. Nach Wochen läuft der erste Ablauf, und Sie sehen am echten Fall, ob die Rechnung aufgeht.
Rechnet sich Automatisierung auch für kleine Betriebe?
Entscheidend ist das Volumen des Ablaufs, nicht die Firmengröße. Ein kleiner Betrieb mit vielen gleichartigen Vorgängen hat oft einen besseren Fall als ein großer mit wenigen. Liegt das Volumen zu niedrig, sagen wir das im Audit, bevor Geld fließt. Das Rechenschema auf dieser Seite funktioniert für fünf Beschäftigte genauso wie für fünfhundert.
Welche versteckten Kosten sollte ich einplanen?
Interne Stunden für Beispielfälle und Abnahme, Lizenzkosten für Schnittstellen bei manchen ERP-Systemen und die Pflege nach Updates der angebundenen Software. Dazu die Abonnements, die Ihr Team heute schon zahlt und die oft niemand zusammengerechnet hat. Rechnen Sie außerdem die Zeit ein, die Führungskräfte für Abstimmung und Freigaben in das Projekt geben.
Nächster Schritt
Größenordnung für Ihren Ablauf in 30 Minuten
Bringen Sie die drei Abläufe mit, die Ihrem Team am meisten Zeit kosten. Sie bekommen eine schriftliche Einschätzung, welcher zuerst dran ist, mit grobem Aufwand und ohne Verpflichtung.
- Prozess-Audit, 30 Minuten: Eine Liste mit drei Abläufen mitbringen, mehr nicht.
- Prozessaufnahme: Zugang zu zwei bis drei Beispielfällen und eine Ansprechperson aus dem Fachbereich.
- Angebot mit Festpreis je Baustein: Das Angebot lesen und entscheiden, womit Sie anfangen.