Vorgang 1140 · Propstack
Portal-Sync statt Mehrfachpflege
- Eingang
- Postfach
- Regel
- geprüft
- Ziel
- Propstack
Leistungen / Handarbeit je Objekt
Prozessautomatisierung Immobilien: einmal anlegen, überall aktuell
Für Maklerbüros, Hausverwaltungen und Bauträger mit 5 bis 80 Mitarbeitenden, die Propstack, onOffice oder FlowFact im Einsatz haben. Wir verbinden Ihr CRM mit Portalen, Postfach, Kalender und Dokumentenablage, damit ein Objekt nur noch einmal angefasst wird. Vorhandene Systeme bleiben, wir ersetzen nichts.
Kostenlos · 30 Minuten · schriftliche Einschätzung danach
Mittelständler, die uns vertrauen
Veröffentlicht im Handelsblatt — vier Fachbeiträge
1 Tag pro Woche
Doku-Aufwand jeder zweiten Fachkraft
IW Köln, 2025
60 %
der Betriebe fehlt Zeit dafür
DIHK-Digitalisierungsumfrage, 2025
1 von 4
KMU nutzt KI produktiv
Destatis und Bitkom, 2025
Handarbeit je Objekt
Warum jedes Objekt heute mehrfach angefasst wird
Jedes Objekt wird mehrfach angefasst, weil CRM, Portale, Postfach und Kalender nicht miteinander sprechen. Ihr Team überbrückt die Lücken von Hand, und genau dort entstehen Wartezeit, Doppelarbeit und vergessene Anfragen.
Heute
jeder Pfeil ist eine Übergabe von Hand
- Eingang
- Abtippen
- Rückfrage
- Freigabe
- Propstack
Mit Automatik
eine Freigabe, der Rest läuft
- Eingang
- Automatik: Exposé aus dem CRM-Datensatz
- Freigabe: Ihr Team
- Propstack
Ausnahmen und unklare Fälle bleiben bei einem Menschen, mit Begründung im Protokoll.
Dasselbe Objekt, vier Masken
Ein Objekt wird im CRM angelegt, dann auf ImmoScout24, Immowelt und der eigenen Website nachgepflegt. Ändert sich der Preis, muss jemand an alle Stellen denken. Meist fällt eine davon unter den Tisch.
Anfragen landen im Postfach, nicht im Prozess
Portalanfragen kommen als E-Mail an, werden gelesen, weitergeleitet und irgendwann beantwortet. Wer zuerst antwortet, bekommt die Besichtigung. Ohne feste Zuordnung bleibt die Anfrage liegen, bis jemand Zeit hat.
Termine und Unterlagen per Zuruf
Besichtigungstermine werden telefonisch abgestimmt, Energieausweis und Grundriss per Mail hinterhergeschickt. Nach dem Termin fehlt die Rückmeldung im CRM. Beim nächsten Kontakt fängt Ihr Team bei null an.
02 / Was wir übernehmen
Was wir in Immobilienbetrieben automatisieren
Wir automatisieren die sechs Strecken, die in Maklerbüros und Hausverwaltungen die meiste Handarbeit kosten. Jede Strecke läuft einzeln, die Reihenfolge legen wir im Audit nach Ihrem größten Zeitfresser fest.
03 / Ablauf
So läuft die Einführung in Ihrem Betrieb
- Schritt 1
Prozess-Audit, 30 Minuten
Wir gehen mit Ihnen den Weg eines Objekts durch: von der Erfassung im CRM bis zur abgeschlossenen Besichtigung. Dabei zählen wir, wo Daten doppelt eingegeben werden und wo Anfragen warten. Sie erhalten eine Liste der drei Strecken mit dem größten Hebel.
Ihr Anteil
1 Stunde: Gespräch und ein Beispielobjekt zeigen - Schritt 2
Zugänge und Regeln festlegen
Sie geben uns einen API-Zugang zum CRM und benennen, wer welche Anfragen bekommt. Wir dokumentieren die Regeln in Klartext, bevor eine Zeile gebaut wird. Der Auftragsverarbeitungsvertrag wird in diesem Schritt unterschrieben.
Ihr Anteil
2 Stunden: Zugänge freigeben, Regeln bestätigen - Schritt 3
Erste Strecke live, mit einer Testperson
Die erste Automatik läuft zunächst für eine Person aus Ihrem Team, mit Testkontakten und Rückkanal. Erst wenn eine Woche lang nichts von Hand nachgebessert werden musste, schalten wir sie für alle frei.
Ihr Anteil
3 Stunden über zwei Wochen: Testfälle durchspielen, Rückmeldung geben - Schritt 4
Betrieb und nächste Strecke
Ein regelmäßiger Abgleich meldet Abweichungen zwischen CRM und Portalen sowie liegen gebliebene Aufgaben. Sie bekommen eine kurze Auswertung, wir beheben Abweichungen, bevor sie auffallen. Dann folgt die nächste Strecke aus der Audit-Liste.
Ihr Anteil
30 Minuten je Monat: Auswertung lesen, Prioritäten setzen
REFERENZEN
Betriebe, die mit uns arbeiten, in eigenen Worten
Schnelle Umsetzung, ein Ansprechpartner, der auch baut, und Abläufe, die im Alltag halten.
SOZIALWESEN
Absolute Empfehlung! Professionalität zieht sich durch jeden Bereich: von der strategischen Planung bis zur kreativen Umsetzung. Besonders hervorzuheben ist die extrem schnelle Reaktionszeit. Alle Maßnahmen waren zielgerichtet, modern und haben sofort Wirkung gezeigt.
E-COMMERCE
Unsere Stellen wurden erfolgreich besetzt — schnell, professionell und ohne den typischen Aufwand über Jobbörsen. Der ganze Prozess war einfach, die Kommunikation top.
LANDWIRTSCHAFT
Weber Media arbeitet sehr strukturiert und dienstleistungsorientiert und steht immer beratend zur Seite. Aufträge, Wünsche und Ideen werden schnellstmöglich umgesetzt — auch bei kurzfristigen Anfragen. Die Zusammenarbeit findet auf Augenhöhe statt.
AUTOMOBIL
Weber Media ist uns empfohlen worden und nach einer Kennlernphase haben wir die Agentur langfristig engagiert. Wir sind von den überraschend schnell einsetzenden Erfolgen überzeugt — die messbare Effizienzsteigerung im Vertrieb spricht für sich.
INDUSTRIE
Die Zusammenarbeit hat unsere Erwartungen übertroffen. Wir schätzen die partnerschaftliche Herangehensweise und die Fähigkeit, auf Veränderungen schnell zu reagieren und kontinuierlich neue, kreative Ideen einzubringen.
Veröffentlicht im Handelsblatt
Vier Fachbeiträge zu Digitalisierung & Prozessautomation in der Handelsblatt-Sonderpublikation für Mittelstand und Digitalisierung.
04 / Anbindung
Mit diesen Systemen arbeiten wir
- Propstack
- onOffice
- FlowFact
- ImmoScout24
- Immowelt
- DATEV
- Microsoft 365
- Telefonie und E-Mail
API, Webhooks und Automationen mit Auslösern wie „neue Portalanfrage" oder „Kontakt angelegt", die wir für Zuständigkeit, Antwortmail und Aufgabenketten nutzen.
05 / Was Entscheider uns fragen
„„Unser CRM kann das doch schon."“
Zum Teil ja, und genau dort fangen wir an. Propstack, onOffice und FlowFact bringen Automationen mit, die in den meisten Betrieben nicht eingerichtet sind oder für niemanden freigeschaltet wurden. Wir richten zuerst die Bordmittel ein und bauen nur die Lücken dazwischen, etwa Kalender, Dokumentenprüfung und Portal-Abgleich.
„„Wir haben keine Zeit für ein Projekt."“
Ihr Aufwand liegt in den ersten vier Wochen bei etwa sechs Stunden, verteilt auf Gespräch, Zugänge und Testfälle. Alles andere bauen wir. Die erste Strecke läuft, bevor der nächste Monatsabschluss ansteht, und entlastet ab dann jeden Tag.
„„Was passiert mit den Daten unserer Interessenten?"“
Die Daten bleiben in Ihrem CRM, wir verarbeiten sie im Auftrag und nur für die vereinbarten Strecken. Einwilligung, Widerspruch und Löschfristen bilden wir im CRM ab, nicht in einer Nebenliste. Welches Werkzeug welche Daten sieht, steht im Auftragsverarbeitungsvertrag, bevor etwas live geht.
Gut zu wissen
Wissen zur Prozessautomatisierung in der Immobilienbranche
Was Prozessautomatisierung für Immobilienunternehmen bedeutet
Prozessautomatisierung in der Immobilienbranche heißt, dass wiederkehrende Arbeitsschritte zwischen CRM, Portalen, Postfach und Ablage von Regeln ausgeführt werden statt von Hand. Ein Objekt wird einmal erfasst, danach übernehmen Schnittstellen die Verteilung: Exposé, Portaleinträge, Anfragen, Termine und Dokumente folgen festen Abläufen. Der Unterschied zur reinen Software-Einführung liegt in der Verbindung. Ein CRM allein automatisiert nichts, solange Anfragen im Postfach und Termine im Telefon bleiben. Erst die Verknüpfung der Systeme macht aus Einzelwerkzeugen einen Prozess. Für Maklerbüros beginnt das meist bei Portal-Sync und Anfragenzuordnung, für Hausverwaltungen bei Dokumenten und Fristen. Die Grundlagen, die für jede Branche gelten, stehen im Ratgeber Prozessautomation. Ein Beispiel: Die Preisänderung im CRM erreicht Portale, Website und Exposé im selben Durchgang, ohne dass jemand drei Masken öffnet. Was eine Regel nicht sicher entscheiden kann, geht als Aufgabe an eine Person. Wichtig ist, mit einer Strecke zu beginnen und sie bis zum Ende zu bauen, statt alle Prozesse halb anzufangen.
Automatisierung für Immobilienmakler: welche Strecken zuerst
Für Immobilienmakler lohnt sich Automatisierung zuerst dort, wo Geschwindigkeit über den Auftrag entscheidet: bei der Anfrage. Wer eine Portalanfrage innerhalb von Minuten mit Exposé und Terminvorschlag beantwortet, führt das Gespräch, bevor der Wettbewerber die Mail gelesen hat. Die zweite Strecke ist der Portal-Sync, weil Mehrfachpflege Fehler erzeugt, die Interessenten sofort sehen: alter Preis, verkauftes Objekt noch online, fehlendes Bild. Die dritte Strecke ist die Eigentümerseite: Bewertungsanfragen von der Website landen als Deal im CRM, die Nachfassmails laufen nur mit Einwilligung. Automatische Ansprache von Privatinserenten auf Portalen bauen wir nicht, sie ist in Deutschland wettbewerbsrechtlich riskant. Erst danach lohnen Kalender und Nachbereitung der Besichtigung. Die Reihenfolge folgt dem Umsatz: erst die Anfrage, dann der Bestand, dann die Akquise. Wie sich solche Ketten aus Auslöser, Regel und Aktion aufbauen, erklärt der Ratgeber Workflow-Automatisierung.
Makler-Website und CRM: Automatisierung der Anfragestrecke
Die Automatisierung der Makler-Website beginnt beim Formular. Jede Anfrage, Bewertungsanfrage oder Suchanfrage wird direkt im CRM als Kontakt angelegt, mit Quelle und Objektbezug. Der Weg über ein Postfach, aus dem jemand die Daten abtippt, entfällt. Die Website zieht umgekehrt ihren Objektbestand aus dem CRM, sodass ein neues Objekt ohne Nacharbeit online erscheint und ein verkauftes verschwindet. Dazu kommen Terminbuchung im Exposé, Unterlagen-Upload für Eigentümer und eine Eingangsbestätigung mit Name der zuständigen Person. Die Verbindung läuft über die Schnittstelle des CRM oder über Webhooks, die bei jeder Änderung auslösen. Welche Systeme sich sauber koppeln lassen und wo Schnittstellen täuschen, beschreibt der Ratgeber System-Integration. Für Suchprofile gilt dasselbe: Wer sich auf der Website einträgt, erhält passende Objekte aus dem CRM, nicht aus einer Tabelle, die jemand pflegt. Entscheidend ist eine Richtung der Wahrheit: Das CRM führt, die Website zeigt.
Workflow Automation Immobilien: Dokumente, Fristen, Datenschutz
Workflow Automation in der Immobilienverwaltung bezeichnet Abläufe, bei denen ein Dokument oder ein Ereignis automatisch die nächste Aufgabe auslöst. Ein hochgeladener Mietvertrag wird ausgelesen, Mietbeginn und Kündigungsfrist landen im Datensatz, die Erinnerung zur Fristwahrung entsteht von selbst. Eine Nebenkostenabrechnung wird auf Vollständigkeit geprüft, bevor sie verschickt wird. Wie diese Auslese technisch funktioniert, steht im Ratgeber Dokumenten-KI und IDP. Dabei werden personenbezogene Daten von Mietern, Käufern und Eigentümern verarbeitet. Deshalb gehört der Datenschutz in den Entwurf, nicht an den Schluss: Welches System liest das Dokument, wo liegt es, wann wird es gelöscht. Die Anforderungen an KI-gestützte Verarbeitung fasst der Ratgeber DSGVO und KI zusammen. Für Hausverwaltungen ist das der Prozess mit dem größten Hebel, weil Dokumente in jeder Woche und bei jeder Einheit anfallen. Der Gewinn liegt weniger in der einzelnen Minute als im Wegfall der Suche nach dem einen Vertrag, der gerade fehlt.
Makler und Hausverwaltung brauchen unterschiedliche erste Abläufe
Bei Maklern steht häufig die Strecke vom Portal zur zuständigen Person im Vordergrund: Welches Objekt, welcher Kontakt, welcher nächste Schritt? In der Hausverwaltung sind Objektzuordnung, Zuständigkeiten und Fristen wichtiger. Eine Anfrage ohne eindeutigen Objektbezug gehört zur Klärung, nicht automatisch in die falsche Akte.
Für einen Pilot wählen Sie eine dieser Strecken. Messen Sie Zuordnungsquote und Reaktionszeit am gleichen Eingangskanal. Halten Sie getrennt fest, wie viele Vorgänge manuell nachbearbeitet werden. So wird erkennbar, ob der neue Ablauf das Team entlastet.
Wenn die konkrete CRM- oder Portalanbindung schon feststeht, erklärt Workflow-Agentur die technischen Immobilien-Workflows. Für die vorgelagerte Auswahl nutzen Sie unser Arbeitsblatt zur Prozessaufnahme.
Häufige Fragen
Was Sie vor dem Gespräch wissen wollen
Welche Prozesse lassen sich in einem Maklerbüro automatisieren?
Die sechs häufigsten Strecken: Exposé aus CRM-Daten, Portal-Sync mit ImmoScout24 und Immowelt, Zuordnung und Beantwortung von Anfragen. Dazu Buchung und Nachbereitung von Besichtigungen, Unterlagen-Upload mit Prüfung sowie die Übergabe an die Buchhaltung. Welche davon bei Ihnen zuerst lohnt, hängt von Objektzahl, Teamgröße und dem Stand Ihres CRM ab. Das klären wir im Audit.
Funktioniert die Automatisierung mit Propstack, onOffice oder FlowFact?
Ja, alle drei bieten Schnittstellen, über die wir Objekte, Kontakte, Aufgaben und Portalfreigaben lesen und schreiben. Propstack bringt zusätzlich eigene Automationen mit Auslösern wie „neue Portalanfrage" mit, die wir direkt nutzen. Ihr Team arbeitet weiter in der gewohnten Oberfläche, ein Systemwechsel ist nicht nötig.
Wie läuft die Anbindung an ImmoScout24 und Immowelt?
Beide Portale werden über ihre Schnittstellen beziehungsweise den OpenImmo-Standard angebunden. Das CRM bleibt die führende Quelle: Neuanlage, Preisänderung und Deaktivierung gehen von dort aus. Eingehende Anfragen kommen über das verbundene Postfach als Kontakt mit Objektbezug zurück ins CRM. Ein regelmäßiger Abgleich meldet, wenn Portal und CRM auseinanderlaufen.
Müssen wir unser CRM wechseln?
Nein. Wir bauen auf dem System auf, das Ihr Team kennt, und verbinden es mit Portalen, Kalender, Postfach und Ablage. Ein Wechsel kostet Monate und Daten, die Automatisierung der Strecken dazwischen nicht. Nur wenn Ihr CRM keine Schnittstelle hat, sprechen wir über Alternativen.
Wie lange dauert es, bis die erste Automatisierung läuft?
Die erste Strecke, meist Portal-Sync oder Anfragenzuordnung, läuft nach dem Audit innerhalb weniger Wochen zunächst für eine Testperson. Nach einer Woche ohne Nachbesserung wird sie für das ganze Team freigeschaltet. Weitere Strecken folgen nacheinander, nicht alle gleichzeitig, damit Ihr Team jede Änderung nachvollziehen kann.
Was kostet Prozessautomatisierung für Immobilienunternehmen?
Der Preis hängt von der Zahl der Strecken, den beteiligten Systemen und dem Zustand Ihrer Daten ab. Deshalb nennen wir ihn erst nach dem Audit, als individuelles Angebot mit Festpreis je Strecke und einer Betreuungspauschale für den Betrieb. Was die Kosten treibt und was nicht, steht im Ratgeber Prozessautomation Kosten.
Wie bleibt der Datenschutz bei Interessenten- und Mieterdaten gewahrt?
Die Daten bleiben in Ihrem CRM, wir verarbeiten sie im Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Einwilligung für Mailstrecken, Widerspruch und Löschfristen werden im CRM abgebildet und von den Automatiken geprüft. Welches Werkzeug welche Daten sieht, legen wir vor dem Livegang schriftlich fest.
Was ist, wenn eine Automatisierung einen Fehler macht?
Jede Automatik hat einen benannten Besitzer in Ihrem Team und einen Rückkanal. Was sie nicht sicher zuordnen kann, legt sie als Aufgabe für einen Menschen ab, statt zu raten. Ein regelmäßiger Abgleich zählt liegen gebliebene Aufgaben und Abweichungen zwischen CRM und Portalen. Abweichungen beheben wir im laufenden Betrieb, das gehört zur Betreuung.
Nächster Schritt
Prozess-Audit: 30 Minuten, ein Objekt, drei Hebel
Wir gehen mit Ihnen den Weg eines echten Objekts durch Ihr CRM und zeigen, wo heute Handarbeit steckt. Sie erhalten eine Liste der drei Strecken mit dem größten Hebel, unverbindlich und ohne Unterlagen vorab.
- Prozess-Audit, 30 Minuten: 1 Stunde: Gespräch und ein Beispielobjekt zeigen
- Zugänge und Regeln festlegen: 2 Stunden: Zugänge freigeben, Regeln bestätigen
- Erste Strecke live, mit einer Testperson: 3 Stunden über zwei Wochen: Testfälle durchspielen, Rückmeldung geben