Vorgang 1140 · SAP
Auslesen mit Dokumenten-KI
- Eingang
- Postfach
- Regel
- geprüft
- Ziel
- SAP
Leistungen / Wo der Auftrag hängen bleibt
Auftragserfassung automatisieren: Bestellungen landen geprüft im ERP
Automatisierte Auftragserfassung liest Bestellungen aus E-Mail, PDF oder Kundenportal, prüft sie gegen Ihren Kunden- und Artikelstamm und legt sie als Auftrag im ERP an. Für Großhandel, Industrie und Handel ab etwa zehn Mitarbeitenden, deren Innendienst Bestellpositionen heute von Hand überträgt. Ihr Team bearbeitet nur noch die Fälle, die von der Regel abweichen.
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Mittelständler, die uns vertrauen
Veröffentlicht im Handelsblatt — vier Fachbeiträge
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Berichte und Dokumentation bei jeder zweiten Fachkraft
IW Köln, 2025
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der Betriebe fehlt die Zeit zur Digitalisierung
DIHK-Digitalisierungsumfrage, 2025
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KfW Research Nr. 495, 2025
Wo der Auftrag hängen bleibt
Warum Bestellungen im Innendienst liegen bleiben, obwohl sie digital ankommen
Die Bestellung kommt als PDF, und trotzdem tippt jemand Kundennummer, Artikel und Menge ab. Nicht weil Ihr Innendienst langsam ist. Zwischen Postfach und ERP fehlt schlicht ein Weg, der ohne Hände auskommt.
Heute
jeder Pfeil ist eine Übergabe von Hand
- Eingang
- Abtippen
- Rückfrage
- Freigabe
- SAP
Mit Automatik
eine Freigabe, der Rest läuft
- Eingang
- Automatik: Eingang aus allen Kanälen
- Freigabe: Ihr Team
- SAP
Ausnahmen und unklare Fälle bleiben bei einem Menschen, mit Begründung im Protokoll.
Jede Bestellung sieht anders aus
Der eine Kunde schickt sein eigenes Bestellformular, der nächste eine Excel-Liste, der dritte drei Zeilen Freitext in der Mail. Oft steht dort seine Artikelnummer, nicht Ihre. Eine starre Vorlage scheitert genau an dieser Vielfalt.
Abtippen bindet die Leute, die Ihre Kunden kennen
Wer Positionen überträgt, klärt in dieser Zeit keinen Liefertermin und ruft keinen Kunden zurück. Der Innendienst ist das Wissen Ihres Hauses über Kunden und Artikel. Er sollte nicht das Kopierwerkzeug zwischen Mail und ERP sein.
Fehler fallen erst beim Kunden auf
Ein Zahlendreher in der Menge, ein alter Preis, die falsche Lieferadresse. Bemerkt wird das beim Kommissionieren, auf dem Lieferschein oder in der Reklamation. Dann kostet es ein Vielfaches der Minute, die beim Erfassen gefehlt hat.
02 / Was wir übernehmen
Was wir aufbauen: vom Posteingang bis zur Auftragsbestätigung
Automatisierte Auftragserfassung ist eine Kette aus sechs Gliedern. Jedes Glied richten wir nach Ihren Regeln, Ihren Stammdaten und Ihrem ERP ein. Ihr Team arbeitet weiter in den gewohnten Systemen.
03 / Ablauf
So läuft die Einführung, und was Ihr Team dafür tun muss
- Schritt 1
Prozess-Audit, 30 Minuten
Sie beschreiben, wie eine Bestellung heute durch Ihr Haus läuft: Kanäle, Formate, ERP, Sonderfälle. Am Ende des Gesprächs wissen Sie, ob sich die Automatisierung bei Ihnen rechnet und wo der Hebel liegt. Kein Vertrag, keine Unterlagen nötig.
Ihr Anteil
Ein Gespräch, ohne Vorbereitung - Schritt 2
Beispielbestellungen und Regelwerk
Wir sichten echte Bestellungen der letzten Monate, die schwierigen eingeschlossen. Mit der Person, die heute erfasst, schreiben wir die Regeln in Klartext auf: Zuordnungen, Toleranzen, wer freigibt. In diesem Schritt wird der Vertrag zur Auftragsverarbeitung unterschrieben.
Ihr Anteil
Beispielbestellungen und Gespräche mit Ihrem Innendienst - Schritt 3
Aufbau und Parallelbetrieb
Wir binden Postfach und ERP an und lassen die Strecke neben dem bisherigen Weg laufen. Die Automatik erzeugt nur Entwürfe, Ihr Team vergleicht sie mit den eigenen Aufträgen. Erst wenn die Entwürfe stimmen, legt die Strecke Aufträge selbst an.
Ihr Anteil
Entwürfe prüfen und Abweichungen melden - Schritt 4
Betrieb und Pflege
Die Strecke läuft, Ihr Team bearbeitet die Klärfälle. Neue Kunden, neue Formate und geänderte Preise pflegen wir ein. Sie haben einen Ansprechpartner, der Ihre Strecke kennt.
Ihr Anteil
Klärfälle bearbeiten, Änderungen melden
REFERENZEN
Betriebe, die mit uns arbeiten, in eigenen Worten
Schnelle Umsetzung, ein Ansprechpartner, der auch baut, und Abläufe, die im Alltag halten.
SOZIALWESEN
Absolute Empfehlung! Professionalität zieht sich durch jeden Bereich: von der strategischen Planung bis zur kreativen Umsetzung. Besonders hervorzuheben ist die extrem schnelle Reaktionszeit. Alle Maßnahmen waren zielgerichtet, modern und haben sofort Wirkung gezeigt.
E-COMMERCE
Unsere Stellen wurden erfolgreich besetzt — schnell, professionell und ohne den typischen Aufwand über Jobbörsen. Der ganze Prozess war einfach, die Kommunikation top.
LANDWIRTSCHAFT
Weber Media arbeitet sehr strukturiert und dienstleistungsorientiert und steht immer beratend zur Seite. Aufträge, Wünsche und Ideen werden schnellstmöglich umgesetzt — auch bei kurzfristigen Anfragen. Die Zusammenarbeit findet auf Augenhöhe statt.
AUTOMOBIL
Weber Media ist uns empfohlen worden und nach einer Kennlernphase haben wir die Agentur langfristig engagiert. Wir sind von den überraschend schnell einsetzenden Erfolgen überzeugt — die messbare Effizienzsteigerung im Vertrieb spricht für sich.
INDUSTRIE
Die Zusammenarbeit hat unsere Erwartungen übertroffen. Wir schätzen die partnerschaftliche Herangehensweise und die Fähigkeit, auf Veränderungen schnell zu reagieren und kontinuierlich neue, kreative Ideen einzubringen.
Veröffentlicht im Handelsblatt
Vier Fachbeiträge zu Digitalisierung & Prozessautomation in der Handelsblatt-Sonderpublikation für Mittelstand und Digitalisierung.
04 / Anbindung
Ihr ERP bleibt, die Erfassung kommt dazu
- SAP
- proALPHA und abas
- Microsoft Dynamics 365 Business Central
- Microsoft 365 und Outlook
- Kundenportale und Excel-Listen
- EDI
Aufträge entstehen dort, wo Ihr Team sie heute anlegt. Welche Schnittstelle Ihr Stand bietet, prüfen wir im Audit.
05 / Was Entscheider uns fragen
„„Unsere Kunden bestellen viel zu unterschiedlich.““
Genau deshalb hat Vorlagen-Erkennung bei Ihnen bisher nicht getragen: Sie braucht je Layout eine eigene Vorlage. Eine Dokumenten-KI liest die Bedeutung, nicht die Position auf dem Blatt. Der Abgleich mit Ihren Stammdaten prüft danach, ob das Gelesene stimmen kann. Vielfalt ist hier der Grund für die Automatik, nicht das Hindernis.
„„Wenn die Automatik einen falschen Auftrag anlegt, liefern wir falsch.““
Deshalb legt sie im Parallelbetrieb gar keine Aufträge an, sondern nur Entwürfe. Später entstehen Aufträge nur dann selbst, wenn jede Prüfung bestanden ist. Alles andere geht als Klärfall an Ihr Team. Jeder Schritt steht im Protokoll, mit dem Wert aus dem Original daneben.
„„Unser ERP ist alt und stark angepasst.““
Das ist im Mittelstand die Regel, nicht die Ausnahme. Es gibt drei Wege hinein: eine Schnittstelle, ein Importformat oder die Erfassungsmaske, die Ihr Team heute benutzt. Welcher bei Ihnen trägt, klären wir im Audit. Ihr ERP wird dafür nicht ausgetauscht.
Gut zu wissen
Was Sie über automatisierte Auftragserfassung wissen sollten
Was ist automatisierte Auftragserfassung?
Automatisierte Auftragserfassung ist ein Ablauf, der eingehende Bestellungen ohne manuelle Dateneingabe ausliest, prüft und als Auftrag im ERP anlegt. Der Mensch bleibt an zwei Stellen beteiligt: bei Abweichungen von der Regel und bei Entscheidungen, die Kulanz oder Kapazität betreffen. Der Unterschied zur klassischen Texterkennung liegt im Verstehen. Texterkennung liefert Zeichen, eine Dokumenten-KI liefert Felder mit Bedeutung: Das ist die Menge, das die Einheit, das der Wunschtermin. Wie das technisch funktioniert, erklärt der Ratgeber Dokumenten-KI (IDP).
Auftragserfassung mit KI oder mit festen Regeln?
Beides, an verschiedenen Stellen. Strukturierte Bestellungen, etwa per EDI oder als feste Excel-Liste eines Großkunden, laufen über Regeln. Das ist schneller, günstiger und vollständig nachvollziehbar. KI braucht es dort, wo Bestellungen als PDF, Scan oder Freitext ankommen. Die Prüfung danach folgt wieder festen Regeln: Stammdaten, Preise, Toleranzen. Diese Arbeitsteilung beschreibt die Seite KI-Prozessautomatisierung. Den Methodenvergleich liefert der Ratgeber RPA gegen KI-Automatisierung.
Was gilt für die Aufbewahrung der Bestellung?
Eine Bestellung, die ein Handelsgeschäft betrifft, ist ein empfangener Handelsbrief. § 257 HGB verpflichtet Kaufleute, empfangene Handelsbriefe sechs Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre (Stand der Norm: gesetze-im-internet.de, abgerufen 26.10.2026). Elektronisch aufbewahrte Wiedergaben müssen mit dem Original bildlich übereinstimmen. Deshalb bleibt bei uns die Original-Bestellung unverändert am Auftrag hängen, und die ausgelesenen Werte stehen daneben. Wie lange welche Unterlage in Ihrem Haus aufbewahrt wird, klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Eine Rechtsberatung ersetzt dieser Absatz nicht.
Wo die Auftragserfassung in der Kette sitzt
Die Auftragserfassung ist das Mittelstück zwischen Angebot und Rechnung. Davor steht die Anfrage, aus der ein Angebot wird, beschrieben auf der Seite Angebotserstellung automatisieren. Danach folgen Lieferschein und Ausgangsrechnung, im Industriebetrieb oft mit Rückmeldungen aus der Fertigung, wie auf der Seite Industrieautomatisierung im Büro beschrieben. Wer die Kette von vorn automatisiert, hat später weniger Klärfälle. Ein Auftrag, der richtig angelegt wurde, erzeugt einen richtigen Lieferschein. Was eine solche Strecke kostet und was den Aufwand treibt, steht auf der Seite Kosten der Prozessautomatisierung.
Häufige Fragen
Was Sie vor dem Gespräch wissen wollen
Was bedeutet Auftragserfassung automatisieren?
Auftragserfassung automatisieren heißt, dass Bestellungen aus E-Mail, PDF, Scan oder Kundenportal automatisch ausgelesen werden. Danach werden sie gegen Kunden- und Artikelstamm geprüft und als Auftrag im ERP angelegt, ohne dass jemand Positionen abtippt. Abweichungen von der Regel gehen als Klärfall an den Innendienst.
Welche Bestellformate lassen sich automatisch erfassen?
Bestellungen im Mailtext, PDF-Anhänge, Excel-Listen, eingescannte Faxe und Downloads aus Kundenportalen. Strukturierte EDI-Nachrichten brauchen keine KI und laufen über feste Regeln. Handschriftliche Bestellungen sind möglich, aber fehleranfälliger. Sie gehen deshalb öfter als Klärfall an Ihr Team.
Ab wann lohnt sich automatisierte Auftragserfassung?
Eine feste Stückzahl nennen wir bewusst nicht. Es hängt an drei Größen: Bestellungen je Tag, Positionen je Bestellung und Anteil uneinheitlicher Formate. Bei wenigen Bestellungen mit wenigen Positionen rechnet es sich selten. Das sagen wir Ihnen im Prozess-Audit, bevor Sie Geld ausgeben.
Muss ich dafür mein ERP wechseln?
Nein. Die Automatik legt den Auftrag dort an, wo Ihr Team ihn heute anlegt: über eine Schnittstelle, ein Importformat oder die bestehende Erfassungsmaske. Ihr ERP und Ihre Stammdaten bleiben, wie sie sind.
Was passiert, wenn ein Artikel nicht erkannt wird?
Die Bestellung geht als Klärfall an die zuständige Person, mit markierter Position und einem Vorschlag, welcher Ihrer Artikel gemeint sein könnte. Bestätigt Ihr Team die Zuordnung, wird sie in die Zuordnungstabelle übernommen und gilt ab der nächsten Bestellung dieses Kunden.
Wie lange dauert die Einführung?
Das hängt vor allem am Zugang zum ERP und an der Zahl der Bestellformate. Nach dem Prozess-Audit bekommen Sie einen schriftlichen Ablaufplan für Ihren Fall. Die Strecke läuft zuerst parallel zum bisherigen Weg, damit nichts verloren geht.
Was kostet automatisierte Auftragserfassung?
Sie bekommen ein individuelles Angebot nach dem Prozess-Audit. Den Aufwand treiben die Zahl der Kanäle und Formate, der Zugang zum ERP und die Zahl der Sonderregeln. Die Kostentreiber stehen offen auf unserer Seite zu den Kosten der Prozessautomatisierung.
Wo werden Bestelldaten verarbeitet?
Auf Servern in Deutschland oder der EU, auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Ihre Daten werden nicht zum Training fremder Modelle verwendet. Die Original-Bestellung bleibt unverändert am Auftrag.
Nächster Schritt
In 30 Minuten wissen, ob sich Ihr Auftragseingang automatisieren lässt
Sie beschreiben uns den Weg einer Bestellung durch Ihr Haus, wir sagen Ihnen am Ende des Gesprächs, wo der Hebel liegt und wo nicht. Kein Vertrag, keine Vorbereitung, kein Verkaufsgespräch.
- Prozess-Audit, 30 Minuten: Ein Gespräch, ohne Vorbereitung
- Beispielbestellungen und Regelwerk: Beispielbestellungen und Gespräche mit Ihrem Innendienst
- Aufbau und Parallelbetrieb: Entwürfe prüfen und Abweichungen melden