Vorgang 1140 · DATEV
Belege und Dokumente auslesen
- Eingang
- Postfach
- Regel
- geprüft
- Ziel
- DATEV
Leistungen / Woran KI-Projekte hängen bleiben
KI-Prozessautomatisierung: Regeln für das Eindeutige, KI für den Freitext
Für Betriebe ab etwa zehn Mitarbeitenden, in denen E-Mails, Belege und Anfragen noch von Hand gelesen, sortiert und abgetippt werden. Wir setzen ein Sprachmodell genau an die Stellen, an denen eine feste Regel scheitert: unstrukturierter Text, Dokumente, Zuordnung. Alles andere läuft nach Regeln. Jede Freigabe bleibt bei einem Menschen aus Ihrem Team. Ersetzt wird kein System.
Kostenlos · 30 Minuten · schriftliche Einschätzung danach
Mittelständler, die uns vertrauen
Veröffentlicht im Handelsblatt — vier Fachbeiträge
1 von 4
KMU nutzt KI produktiv
Destatis und Bitkom, 2025
310 Std.
gehen je Monat in gesetzliche Pflichten, ab 50 Beschäftigten
KfW Research Nr. 495, 2025
60 %
der Betriebe fehlt die Zeit dafür
DIHK-Digitalisierungsumfrage, 2025
Woran KI-Projekte hängen bleiben
Warum KI im Betrieb selten über den Browser hinauskommt
Fast jeder Betrieb hat KI ausprobiert. Meist im Browser, von Hand, ohne Verbindung zu CRM, Buchhaltung oder Postfach. Das Ergebnis landet per Kopieren und Einfügen im System, oder gar nicht. Die drei Gründe dafür sehen wir in fast jedem Audit.
Heute
jeder Pfeil ist eine Übergabe von Hand
- Eingang
- Abtippen
- Rückfrage
- Freigabe
- DATEV
Mit Automatik
eine Freigabe, der Rest läuft
- Eingang
- Automatik: Postfach lesen und zuordnen
- Freigabe: Ihr Team
- DATEV
Ausnahmen und unklare Fälle bleiben bei einem Menschen, mit Begründung im Protokoll.
KI ohne Anschluss an die Systeme
Jemand lässt eine E-Mail zusammenfassen, kopiert die Antwort ins CRM und trägt den Termin von Hand in den Kalender. Die KI hat gelesen, der Mensch hat getippt. Gespart wurde wenig. Und jede Zeile kann beim Übertragen verrutschen.
KI an der falschen Stelle
Ein Sprachmodell soll Rechnungsbeträge prüfen oder Konten zuordnen. Das ist Arbeit, die eine Regel sicherer erledigt. Dort rät die KI, wo sie rechnen müsste. Umgekehrt bleibt der Freitext im Postfach liegen, obwohl genau dort ihr Platz wäre.
Pilot ohne Betrieb
Nach dem Workshop steht ein Konzept, nach dem Piloten eine Demo. Niemand hat festgelegt, wer die Ausnahmen prüft, wohin eine Fehlermeldung geht und welche Daten das Modell sehen darf. Also bleibt es beim Piloten. Der Alltag läuft weiter wie vorher.
02 / Was wir übernehmen
Wo wir KI in Ihre Abläufe einbauen, und wo nicht
Sechs Stellen, an denen ein Sprachmodell oder eine Dokumenten-KI in einem Ablauf wirklich etwas leistet. Jede sitzt zwischen Ihren bestehenden Systemen. Jede hat eine Regelprüfung dahinter und eine Freigabe durch Ihr Team. Was eindeutig ist, läuft ohne KI.
03 / Ablauf
So kommt KI in Ihren Ablauf, Schritt für Schritt
- Schritt 1
Prozess-Audit, 30 Minuten
Sie nennen drei Abläufe, die Ihr Team jede Woche Zeit kosten. Wir gehen sie durch und markieren je Schritt: Regel, KI oder Mensch. Am Ende wissen Sie, welcher Ablauf zuerst dran ist. Und ob er überhaupt KI braucht. Die Einschätzung kommt schriftlich.
Ihr Anteil
0,5 Std., eine Liste mit drei Abläufen - Schritt 2
Zugänge und Regelwerk
Wir schreiben in Klartext auf, welche Felder die KI liest, welche eine Regel prüft und wer freigibt. Dazu die Schwelle: ab welcher Sicherheit darf ein Vorschlag ohne Nachfrage weiter, darunter entsteht eine Aufgabe. In diesem Schritt wird der Vertrag zur Auftragsverarbeitung unterschrieben.
Ihr Anteil
2 bis 4 Std., verteilt auf zwei Termine - Schritt 3
Erste Strecke live, mit Testperson
Die erste Automatik läuft parallel zum alten Weg, bei einer Person aus Ihrem Team. Wir messen die Trefferquote an echten Vorgängen und stellen die Schwelle nach. Erst wenn eine Woche lang nichts von Hand nachgebessert werden musste, schalten wir für alle frei.
Ihr Anteil
1 bis 2 Std. je Woche über vier bis sechs Wochen - Schritt 4
Betrieb und nächste Strecke
Ein regelmäßiger Abgleich zeigt liegen gebliebene Vorgänge, zurückgewiesene Vorschläge und die Trefferquote je Woche. Sie bekommen eine kurze Auswertung. Wir stellen nach. Dann folgt die nächste Strecke aus der Audit-Liste, mit demselben Regelwerk als Grundlage.
Ihr Anteil
30 Min. je Monat
REFERENZEN
Betriebe, die mit uns arbeiten, in eigenen Worten
Schnelle Umsetzung, ein Ansprechpartner, der auch baut, und Abläufe, die im Alltag halten.
SOZIALWESEN
Absolute Empfehlung! Professionalität zieht sich durch jeden Bereich: von der strategischen Planung bis zur kreativen Umsetzung. Besonders hervorzuheben ist die extrem schnelle Reaktionszeit. Alle Maßnahmen waren zielgerichtet, modern und haben sofort Wirkung gezeigt.
E-COMMERCE
Unsere Stellen wurden erfolgreich besetzt — schnell, professionell und ohne den typischen Aufwand über Jobbörsen. Der ganze Prozess war einfach, die Kommunikation top.
LANDWIRTSCHAFT
Weber Media arbeitet sehr strukturiert und dienstleistungsorientiert und steht immer beratend zur Seite. Aufträge, Wünsche und Ideen werden schnellstmöglich umgesetzt — auch bei kurzfristigen Anfragen. Die Zusammenarbeit findet auf Augenhöhe statt.
AUTOMOBIL
Weber Media ist uns empfohlen worden und nach einer Kennlernphase haben wir die Agentur langfristig engagiert. Wir sind von den überraschend schnell einsetzenden Erfolgen überzeugt — die messbare Effizienzsteigerung im Vertrieb spricht für sich.
INDUSTRIE
Die Zusammenarbeit hat unsere Erwartungen übertroffen. Wir schätzen die partnerschaftliche Herangehensweise und die Fähigkeit, auf Veränderungen schnell zu reagieren und kontinuierlich neue, kreative Ideen einzubringen.
Veröffentlicht im Handelsblatt
Vier Fachbeiträge zu Digitalisierung & Prozessautomation in der Handelsblatt-Sonderpublikation für Mittelstand und Digitalisierung.
04 / Anbindung
Mit diesen Systemen arbeiten wir
- DATEV
- SAP
- CRM
- Microsoft 365
- Dokumentenablage und DMS
- Fachsoftware und ERP
- Postfach und Formulare
- KI-Server im eigenen Haus
Übergabe geprüfter Belege mit Kontierungsvorschlag und Belegbild, Rückmeldung des Buchungsstatus an den Vorgang. Die KI liest den Beleg, die Regel prüft, DATEV bucht nach Freigabe.
05 / Was Entscheider uns fragen
„„KI macht Fehler. In der Buchhaltung kann ich mir das nicht leisten."“
Richtig. Deshalb bucht die KI nichts. Sie liest den Beleg, eine Regel prüft Summe, Lieferant und Bestellbezug, und ein Mensch aus Ihrem Team gibt frei. Was die Regel nicht bestätigt, wird vorgelegt statt gebucht. Vor dem Livegang messen wir die Trefferquote an Ihren echten Vorgängen. Liegt sie unter der Schwelle, geht die Strecke nicht live. So einfach ist die Regel.
„„Unsere Daten dürfen nicht in eine fremde KI."“
Die Verarbeitung läuft auf Servern in Deutschland oder der EU, auf Wunsch auf einem Server in Ihrem Haus. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung steht vor dem ersten Zugriff. Ihre Daten werden nicht zum Training fremder Modelle genutzt. Welches System welche Felder sieht, steht im Regelwerk je Ablauf. Diese Übersicht können Sie Datenschutzbeauftragten oder Betriebsrat vorlegen.
„„Wir hatten schon einen KI-Workshop. Danach ist nichts passiert."“
Das ist der häufigste Satz im Audit. Der Unterschied liegt nicht im Konzept. Er liegt darin, wer baut. Dieselben Personen, die mit Ihnen den Ablauf durchgehen, bauen die Automatik und betreiben sie. Die erste Strecke läuft nach vier bis sechs Wochen parallel zum alten Weg. Ihr Aufwand bis dahin steht oben in Stunden.
Gut zu wissen
Wissen zur KI-Prozessautomatisierung
Was ist KI-Prozessautomatisierung?
KI-Prozessautomatisierung ist die Automatisierung eines Geschäftsablaufs, bei der ein Sprach- oder Bildmodell die Schritte übernimmt, die eine feste Regel nicht lösen kann. Das sind drei: Freitext verstehen, Dokumente mit wechselndem Layout auslesen, einen Vorgang der richtigen Person zuordnen. Alle anderen Schritte laufen nach Regeln. Entscheidungen mit Außenwirkung gibt ein Mensch frei. Der Begriff wird auch als AI-Prozessautomatisierung oder Prozessautomatisierung mit KI verwendet. Der Unterschied zur klassischen Automatisierung liegt im Eingang. Eine Regel braucht ein Feld mit festem Inhalt: Betrag, Datum, Kundennummer. Ein Sprachmodell kommt mit einer E-Mail zurecht, in der all das irgendwo im Text steht. Ein Beispiel: Eine Reklamation kommt als Freitext an. Das Modell erkennt das Anliegen und die Auftragsnummer, eine Regel legt den Vorgang beim zuständigen Mitarbeiter an, dieser prüft und antwortet. Der Mensch bleibt für die Entscheidung zuständig, die Software für das Lesen und Verteilen. KI-Prozessautomatisierung ersetzt also keine Systeme, sondern verbindet sie an den Stellen, an denen bisher ein Mensch gelesen und abgetippt hat. Wer einen Ablauf automatisiert, den im Haus niemand erklären kann, bekommt denselben Ablauf schneller. Deshalb steht vor jedem Modell die Frage nach dem Weg, den ein Vorgang heute nimmt.
Wo KI im Ablauf sitzt, und wo eine Regel die bessere Wahl ist
Die Entscheidung zwischen Regel und KI folgt drei Fragen. Erstens: Lässt sich der Schritt in einem Satz als Regel sagen, etwa „Beträge über einer festgelegten Betragsgrenze gehen an die Geschäftsführung"? Dann ist es eine Regel. Sie bleibt eine. Zweitens: Steht die Information in einem festen Feld oder irgendwo im Text? Freitext, PDF-Anhänge und Belegfotos sind der Platz für ein Sprach- oder Bildmodell. Wie das Auslesen von Dokumenten technisch funktioniert, steht im Ratgeber Dokumenten-KI und IDP. Drittens: Ist die Folge umkehrbar? Ein Vorschlag lässt sich verwerfen. Eine Buchung nicht. Eine versendete Mail auch nicht. Deshalb darf die KI vorschlagen, prüfen und entwerfen, aber nicht ausführen. In der Praxis ergibt das eine klare Aufteilung. Rechnungsbeträge prüfen, Konten zuordnen, Fristen berechnen: Regel. Lieferschein lesen, Reklamation verstehen, Vertrag nach Klauseln durchsuchen: KI. Freigeben, ablehnen, antworten: Mensch. Ein durchgerechnetes Beispiel ist die Rechnungsverarbeitung, bei der die KI nur das Lesen des Belegs übernimmt. Für Fragen des Teams an die eigene Ablage gilt dieselbe Regel. Die KI antwortet nur aus Ihren Dokumenten und nennt die Fundstelle. Das Verfahren erklärt der Ratgeber RAG einfach erklärt. Je kleiner der KI-Anteil im Ablauf, desto leichter ist er zu prüfen. Das ist kein Mangel. Das ist das Ziel.
Guardrails: wie Freigabe, Schwelle und Protokoll Fehler eingrenzen
Guardrails sind die Grenzen, innerhalb derer ein Sprachmodell in einem Ablauf arbeiten darf. Vier davon setzen wir in jeder Strecke. Die erste ist die Schwelle: Jedes Modell gibt an, wie sicher es sich ist. Liegt die Sicherheit unter dem vereinbarten Wert, entsteht eine Aufgabe für einen Menschen statt einer Entscheidung. Die zweite ist die Regelprüfung nach der KI: Was das Modell gelesen hat, wird gegen Stammdaten, Bestellungen und Pflichtfelder geprüft, bevor es weitergeht. Die dritte ist die Freigabe durch einen Menschen bei allem, was nach außen geht oder Geld bewegt. Wie sich diese Freigabe so einbauen lässt, dass sie nicht zum Flaschenhals wird, beschreibt der Ratgeber Guardrails und Freigabe durch Menschen. Die vierte ist das Protokoll: Jede KI-Aktion wird mit Eingabe, Ausgabe und Quelle festgehalten, damit sich jeder Vorgang nachvollziehen lässt. Dazu kommt die Messung. Vor dem Livegang läuft die Strecke gegen echte Vorgänge aus Ihrem Haus. Die Trefferquote wird gezählt, nicht geschätzt. Dieselben Testfälle laufen bei jedem Modellwechsel erneut. Wie man die Zuverlässigkeit eines KI-Schritts misst und was eine brauchbare Trefferquote ist, steht im Ratgeber KI-Evaluierung und Zuverlässigkeit. Ohne diese Messung weiß niemand, ob die KI gut arbeitet. Mit ihr schon. Was gemessen wird, lässt sich nachstellen.
Betrieb: Daten, Server und was die Kosten bewegt
Der Betrieb einer KI-Strecke entscheidet sich an drei Stellen: wo die Daten verarbeitet werden, wie der Modellwechsel abläuft und was die laufenden Kosten treibt. Zur ersten Frage: Die Verarbeitung läuft auf Servern in Deutschland oder der EU. Wo Daten das Haus nicht verlassen dürfen, läuft das Modell auf einem Server in Ihrem Betrieb. Was dafür nötig ist und wann es sich lohnt, steht im Ratgeber Lokale KI im Unternehmen. Vor dem ersten Zugriff steht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Ihre Daten werden nicht zum Training fremder Modelle genutzt. Zur zweiten Frage: Modelle ändern sich. Ein Wechsel läuft bei uns erst gegen die Testfälle aus der Einführung. Dann in den Betrieb. Nie umgekehrt. Zur dritten Frage: Die Kosten einer KI-Strecke hängen von der Zahl der beteiligten Systeme, dem Umfang des Regelwerks und dem Betrieb danach ab. Welche Faktoren den Preis bewegen und welche nicht, erklärt die Seite Kosten der Prozessautomatisierung offen. Welche Werkzeuge und Anbindungen im Einzelfall passen, ist eine eigene Frage, die unsere Schwestermarke Workflow-Agentur beantwortet. Hier geht es um den Ablauf: wo die KI sitzt, welche Grenzen sie hat und wie der Betrieb aussieht. Ob Ihr Ablauf überhaupt KI braucht, klärt sich am konkreten Fall im Prozess-Audit. Nicht jeder Ablauf braucht ein Modell. Viele brauchen nur eine Verbindung.
Wie wir einen KI-Prozess vor der Freigabe prüfen
Eine flüssig formulierte Antwort ist noch kein korrektes Ergebnis. Vor dem Betrieb legen wir mit Ihrem Fachbereich Referenzfälle fest: richtige Eingaben, fehlende Felder, widersprüchliche Angaben und Fälle, die bewusst manuell bleiben. Entwicklung und Abnahme verwenden getrennte Fallmengen.
Wir prüfen das Ergebnis im Zielsystem und den Fehlerweg. Was passiert bei einer doppelten Übertragung? Was wird bei einem Ausfall wiederholt? Wer übernimmt unklare Inhalte? Die Abnahme dokumentiert Korrekturen und abgelehnte Fälle. Unser Entscheidungsraster für KI im Mittelstand zeigt die Vorbereitung.
Häufige Fragen
Was Sie vor dem Gespräch wissen wollen
Was ist KI-Prozessautomatisierung?
KI-Prozessautomatisierung ist die Automatisierung eines Geschäftsablaufs, bei der ein Sprach- oder Bildmodell die Schritte übernimmt, die eine feste Regel nicht lösen kann. Das sind drei: Freitext verstehen, Dokumente auslesen, Vorgänge zuordnen. Alles andere läuft nach Regeln. Entscheidungen mit Außenwirkung gibt ein Mensch frei. Beispiel: Eine E-Mail mit Reklamation wird gelesen, dem Auftrag zugeordnet und beim zuständigen Mitarbeiter als Vorgang angelegt. Der antwortet.
Wann lohnt sich KI in einem Prozess, und wann reichen feste Regeln?
Feste Regeln reichen, wenn die Daten in Feldern stehen und die Entscheidung in einem Satz beschreibbar ist: Betrag, Konto, Frist. KI lohnt sich, wenn der Ablauf an Freitext, Dokumenten mit wechselndem Layout oder einer Zuordnung hängt, die bisher ein Mensch durch Lesen erledigt. Oft ist der KI-Anteil klein. Gut so. Das macht ihn leichter prüfbar. Welche Mischung passt, zeigt sich im Audit am konkreten Ablauf.
Wie verhindern Sie, dass die KI falsche Daten in unsere Systeme schreibt?
Die KI schreibt nicht direkt in Buchhaltung oder Kundenkommunikation. Sie liest. Sie schlägt vor. Eine Regel prüft den Vorschlag gegen Stammdaten, Bestellungen und Pflichtfelder. Ein Mensch aus Ihrem Team gibt frei. Liegt die Sicherheit des Modells unter der vereinbarten Schwelle, entsteht eine Aufgabe statt einer Entscheidung. Jede Aktion wird mit Eingabe, Ausgabe und Quelle protokolliert. Vor dem Livegang messen wir die Trefferquote an echten Vorgängen aus Ihrem Haus.
Was passiert mit unseren Daten, und wo läuft die KI?
Die Verarbeitung läuft auf Servern in Deutschland oder der EU. Wo Daten das Haus nicht verlassen dürfen, läuft das Modell auf einem Server in Ihrem Betrieb. Vor dem ersten Zugriff wird ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Ihre Daten werden nicht zum Training fremder Modelle genutzt. Welches System welche Felder sieht, steht im Regelwerk je Ablauf, das Sie Datenschutzbeauftragten oder Betriebsrat vorlegen können.
Welche Systeme können Sie anbinden, und müssen wir etwas ersetzen?
Wir arbeiten mit den Systemen, die bei Ihnen laufen: DATEV, SAP, Ihr CRM, Microsoft 365, Ihre Dokumentenablage und Ihre Fachsoftware. Ersetzt wird nichts. Die KI sitzt dazwischen. Genau dort, wo bisher jemand gelesen und abgetippt hat. Fehlt eine Schnittstelle, prüfen wir im Audit, ob Export, Postfach oder Portal als Weg reichen.
Wie lange dauert es bis zum ersten laufenden KI-Prozess?
Nach dem 30-minütigen Audit erhalten Sie eine schriftliche Einschätzung. Die erste Strecke läuft in der Regel nach vier bis sechs Wochen parallel zum alten Weg, bei einer Testperson aus Ihrem Team. Erst wenn eine Woche lang nichts nachgebessert werden musste, wird sie für alle freigeschaltet. Ihr eigener Aufwand liegt bei wenigen Stunden, verteilt auf Gespräch, Regelwerk und Testfälle.
Was kostet KI-Prozessautomatisierung?
Einen Festpreis je Strecke, den wir nach dem Audit nennen, dazu eine Pauschale für den Betrieb. Der Preis hängt von der Zahl der beteiligten Systeme, dem Umfang des Regelwerks und dem Aufwand für Messung und Betrieb ab. Die Kostentreiber erklären wir auf der Kostenseite offen, damit Sie vor dem Gespräch wissen, was den Preis bewegt und was nicht.
Nächster Schritt
Prozess-Audit: 30 Minuten, drei Abläufe, eine Antwort auf die KI-Frage
Sie nennen drei Abläufe, die Ihr Team jede Woche Zeit kosten. Wir gehen sie durch und markieren je Schritt, ob eine Regel, ein Sprachmodell oder ein Mensch ihn übernimmt. Die Einschätzung kommt schriftlich. Auch wenn Sie ohne uns weitermachen.
- Prozess-Audit, 30 Minuten: 0,5 Std., eine Liste mit drei Abläufen
- Zugänge und Regelwerk: 2 bis 4 Std., verteilt auf zwei Termine
- Erste Strecke live, mit Testperson: 1 bis 2 Std. je Woche über vier bis sechs Wochen