Vorgang 1140 · HubSpot
Daten aus ERP und CRM
- Eingang
- Postfach
- Regel
- geprüft
- Ziel
- HubSpot
Leistungen / Angebote von Hand
Angebotserstellung automatisieren: Entwurf fertig statt Vorlage leer
Für Betriebe mit 10 bis 200 Mitarbeitenden, deren Angebote aus E-Mail, Excel und Word von Hand entstehen, führen wir Anfrage, Daten und Kalkulation zusammen. Ihr Team bekommt einen prüffertigen Entwurf, gibt frei und versendet; ohne gepflegte Preisliste fangen wir nicht an.
Kostenlos · 30 Minuten · schriftliche Einschätzung danach
Mittelständler, die uns vertrauen
Veröffentlicht im Handelsblatt — vier Fachbeiträge
0 Tag pro Woche
geht an Berichte und Dokumentation
IW Köln, 2025
0 %
der Unternehmen fehlt Zeit für Digitalisierung
DIHK, 2025
0 Std.
gehen je Monat in gesetzliche Pflichten, ab 50 Beschäftigten
KfW Research Nr. 495, 2025
Angebote von Hand
Warum ein Angebot drei Tage dauert, obwohl die Arbeit daran drei Stunden braucht
Die Anfrage kommt per E-Mail, die Preise stehen in einer Excel-Tabelle, der Text in einer Word-Vorlage von 2019. Dazwischen sitzt ein Mensch, der all das zusammenträgt, und der hat gerade Kundentermin.
Heute
jeder Pfeil ist eine Übergabe von Hand
- Eingang
- Abtippen
- Rückfrage
- Freigabe
- HubSpot
Mit Automatik
eine Freigabe, der Rest läuft
- Eingang
- Automatik: Anfrage erfassen
- Freigabe: Ihr Team
- HubSpot
Ausnahmen und unklare Fälle bleiben bei einem Menschen, mit Begründung im Protokoll.
Die Anfrage liegt im Posteingang
Der Kunde schreibt, was er braucht, in drei Absätzen oder in einer Telefonnotiz. Jemand muss daraus Positionen, Mengen und Termine herauslesen. Bis das passiert, wartet der Kunde, und oft wartet er beim Wettbewerber kürzer.
Jeder schreibt sein eigenes Angebot
Drei Mitarbeitende, drei Vorlagen, drei Arten, einen Rabatt zu formulieren. Die Preisliste in der Excel-Datei ist nicht bei allen gleich aktuell. Der Kunde sieht den Unterschied, und bei Rückfragen muss erst jemand nachrechnen.
Nach dem Versand ist Stille
Das Angebot geht raus, und dann passiert nichts, weil niemand den Rückruf im Kalender hat. Ob es angenommen, abgelehnt oder nur vergessen wurde, steht nirgends. Im CRM fehlt der Vorgang, und die Zahlen fürs Monatsgespräch werden geschätzt.
02 / Was wir übernehmen
Was automatisierte Angebotserstellung bei uns umfasst
Wir bauen den Ablauf vom Posteingang bis zum Rückfluss ins CRM, in Ihren bestehenden Systemen. Jeder Baustein läuft einzeln an, Ihr Team entscheidet, wie weit die Automatik gehen darf.
03 / Ablauf
So läuft die Einführung ab
- Schritt 1
Prozess-Audit
In 30 Minuten gehen wir mit Ihnen durch, wie Angebote heute entstehen: Eingangskanäle, Systeme, Kalkulation, Freigaben. Sie bekommen eine Einschätzung, welche Schritte sich automatisieren lassen und wo es hakt. Ohne Unterlagen, ohne Vorbereitung.
Ihr Anteil
0,5 Stunden - Schritt 2
Regelwerk und Datenprobe
Wir sichten Ihre Preisliste, Ihre Vorlagen und zehn bis zwanzig echte Angebote der letzten Monate. Daraus entsteht das Regelwerk, das Ihre Kalkulation abbildet. Offene Fragen klären wir mit der Person, die heute kalkuliert.
Ihr Anteil
2 bis 4 Stunden - Schritt 3
Aufbau und Testlauf
Wir binden Postfach, CRM und ERP an und lassen den Ablauf parallel zum bisherigen Weg laufen. Ihr Team vergleicht die Entwürfe mit den eigenen Angeboten und meldet Abweichungen. Erst wenn die Entwürfe stimmen, geht der Ablauf in den Betrieb.
Ihr Anteil
3 bis 5 Stunden - Schritt 4
Betrieb und Anpassung
Der Ablauf läuft, Ihr Team gibt frei. Neue Artikel, geänderte Konditionen und neue Vorlagen pflegen wir mit ein, bis Ihr Team das selbst übernimmt. Ein Ansprechpartner, kurze Wege.
Ihr Anteil
1 Stunde pro Monat
REFERENZEN
Betriebe, die mit uns arbeiten, in eigenen Worten
Schnelle Umsetzung, ein Ansprechpartner, der auch baut, und Abläufe, die im Alltag halten.
SOZIALWESEN
Absolute Empfehlung! Professionalität zieht sich durch jeden Bereich: von der strategischen Planung bis zur kreativen Umsetzung. Besonders hervorzuheben ist die extrem schnelle Reaktionszeit. Alle Maßnahmen waren zielgerichtet, modern und haben sofort Wirkung gezeigt.
E-COMMERCE
Unsere Stellen wurden erfolgreich besetzt — schnell, professionell und ohne den typischen Aufwand über Jobbörsen. Der ganze Prozess war einfach, die Kommunikation top.
LANDWIRTSCHAFT
Weber Media arbeitet sehr strukturiert und dienstleistungsorientiert und steht immer beratend zur Seite. Aufträge, Wünsche und Ideen werden schnellstmöglich umgesetzt — auch bei kurzfristigen Anfragen. Die Zusammenarbeit findet auf Augenhöhe statt.
AUTOMOBIL
Weber Media ist uns empfohlen worden und nach einer Kennlernphase haben wir die Agentur langfristig engagiert. Wir sind von den überraschend schnell einsetzenden Erfolgen überzeugt — die messbare Effizienzsteigerung im Vertrieb spricht für sich.
INDUSTRIE
Die Zusammenarbeit hat unsere Erwartungen übertroffen. Wir schätzen die partnerschaftliche Herangehensweise und die Fähigkeit, auf Veränderungen schnell zu reagieren und kontinuierlich neue, kreative Ideen einzubringen.
Veröffentlicht im Handelsblatt
Vier Fachbeiträge zu Digitalisierung & Prozessautomation in der Handelsblatt-Sonderpublikation für Mittelstand und Digitalisierung.
04 / Anbindung
Diese Systeme binden wir an
- HubSpot
- Pipedrive
- Salesforce
- SAP Business One
- Microsoft Dynamics
- Lexware
- Microsoft 365 und Word
- E-Mail-Postfach
Kontakte, Deals und Angebotsstatus werden gelesen und zurückgeschrieben, inklusive Notizen zum Vorgang.
05 / Was Entscheider uns fragen
„„Unsere Angebote sind zu individuell, das kann keine Maschine."“
Das stimmt für einen Teil Ihrer Angebote, und genau dieser Teil bleibt beim Menschen. Automatisiert werden die wiederkehrenden Schritte davor und danach: Anfrage lesen, Stammdaten holen, Standardpositionen vorschlagen, Dokument bauen, nachfassen. Die individuelle Entscheidung dauert dann so lange wie bisher, alles drumherum nicht mehr.
„„Dafür haben wir keine Zeit, wir kommen jetzt schon nicht hinterher."“
Ihr Aufwand liegt bei etwa sieben bis zehn Stunden bis zum Betrieb, verteilt über mehrere Wochen. Das meiste davon ist ein Gespräch mit der Person, die heute kalkuliert. Den Rest bauen wir, und der Ablauf läuft parallel zum bisherigen Weg, bis er nachweislich stimmt.
„„Wenn da ein falscher Preis rausgeht, haben wir ein Problem."“
Deshalb geht kein Angebot ohne Freigabe raus, und Preise werden nie von der KI formuliert, sondern aus Ihrer Preisliste übernommen. Jede Zahl im Entwurf zeigt ihre Herkunft. Was das Regelwerk nicht sicher abdeckt, bleibt als offene Position sichtbar markiert statt still ausgefüllt.
Gut zu wissen
Was Sie über automatisierte Angebotserstellung wissen sollten
Was bedeutet Angebotserstellung automatisieren?
Angebotserstellung automatisieren heißt, die wiederkehrenden Schritte zwischen Kundenanfrage und versandtem Angebot von Software ausführen zu lassen, während die Entscheidung beim Menschen bleibt. Dazu gehören das Auslesen der Anfrage, das Zusammentragen von Kunden- und Artikeldaten, die Kalkulation nach festen Regeln, der Aufbau des Dokuments und das Nachfassen. Der Unterschied zu einer Angebotssoftware mit Vorlagen liegt in der Verbindung der Systeme. Die Daten fließen aus Postfach, CRM und ERP in den Entwurf, ohne dass jemand sie überträgt. Im Mittelstand ist das meist eine Kombination aus Regelwerk und KI. Das Regelwerk deckt Standardfälle ab, die KI versteht unstrukturierte Anfragen und formuliert Text. Wie solche Abläufe grundsätzlich aufgebaut sind, beschreibt unser Ratgeber zur Workflow-Automatisierung. Welche anderen Prozesse sich im Mittelstand dafür eignen, zeigt die Übersicht zu KI-Agenten im Mittelstand.
Welche Rolle spielt KI bei der Angebotserstellung?
KI übernimmt in der Angebotserstellung die Aufgaben ohne feste Regeln. Sie versteht eine Anfrage in Freitext, leitet Positionen daraus ab und formuliert ein Anschreiben im Ton des Hauses. Alles mit festen Regeln, also Preise, Rabatte, Zuschläge und Freigabegrenzen, übernimmt ein Regelwerk, das sich prüfen und nachvollziehen lässt. Diese Trennung ist der wichtigste Baustein für Verlässlichkeit. Ein Sprachmodell darf Vorschläge machen und muss sie begründen, es darf keine Zahl erfinden. Deshalb werden Preise aus der Preisliste übernommen und nie frei formuliert, und deshalb markiert der Ablauf unsichere Stellen, statt sie zu füllen. Wie sich erfundene Inhalte in KI-Abläufen vermeiden lassen, erklärt der Ratgeber Halluzinationen vermeiden. Für die meisten Betriebe gilt: Die KI macht den Ablauf nicht schneller, sie macht ihn erst möglich, weil Anfragen selten als Tabelle ankommen.
Warum bleibt die Freigabe beim Menschen?
Human-in-the-Loop bedeutet, dass eine Person jeden Entwurf prüft und freigibt, bevor er den Betrieb verlässt. Bei Angeboten ist das keine Vorsichtsmaßnahme, sondern Teil des Geschäfts: Ein Angebot ist ein Rechtsgeschäft, und eine falsche Zahl darin kostet Geld oder Vertrauen. Die Freigabe soll dabei so kurz wie möglich dauern. Dafür zeigt der Entwurf die Herkunft jeder Zahl, die offenen Punkte und die Vorschläge der KI getrennt vom Rest. Rabatte über einer festgelegten Grenze gehen automatisch eine Stufe höher, Standardangebote bleiben bei der Person, die den Kunden kennt. Jede Freigabe wird protokolliert, damit später nachvollziehbar ist, wer was wann entschieden hat. Mit der Zeit kann die Grenze steigen, wenn die Entwürfe nachweislich stimmen, etwa für Standardangebote unter einem bestimmten Wert. Welche Schutzmechanismen sich für KI-Abläufe bewährt haben, beschreibt der Ratgeber zu Guardrails und Human-in-the-Loop.
Was kostet automatisierte Angebotserstellung?
Die Kosten hängen davon ab, wie viele Systeme angebunden werden, wie viele Kalkulationsregeln es gibt und wie sauber Preisliste und Vorlagen heute gepflegt sind. Ein Betrieb mit einer Preisliste in Lexware, einem Postfach und einer Word-Vorlage ist in wenigen Wochen im Betrieb. Ein Betrieb mit ERP, CRM, drei Vorlagen und projektabhängiger Kalkulation braucht länger, vor allem für das Regelwerk. Die Anbindung der Systeme ist meist der größte Posten, weil dort die Datenqualität sichtbar wird; was dabei zu beachten ist, steht im Ratgeber zur System-Integration. Wir nennen nach dem Prozess-Audit einen Festpreis für den Aufbau und eine monatliche Pauschale für Betrieb und Anpassung. Dem gegenüber steht die Zeit, die Ihr Team heute je Angebot mit Suchen, Abtippen und Nachfassen verbringt, multipliziert mit der Zahl Ihrer Angebote im Jahr. Eine Einordnung, was Prozessautomatisierung im Mittelstand grundsätzlich kostet, gibt der Ratgeber Kosten der Prozessautomation.
Häufige Fragen
Was Sie vor dem Gespräch wissen wollen
Für welche Betriebe lohnt sich die automatisierte Angebotserstellung?
Für Betriebe, die regelmäßig Angebote mit wiederkehrenden Positionen schreiben: Handel, Fertigung, Dienstleistung und Handwerk mit Projektgeschäft. Ab etwa zehn Angeboten pro Woche rechnet sich der Aufbau in der Regel. Wer nur wenige, komplett individuelle Angebote im Jahr schreibt, profitiert eher von sauberen Vorlagen als von Automatisierung.
Brauchen wir dafür ein ERP oder CRM?
Nein. Eine gepflegte Preisliste, ein Postfach und Ihre Vorlage reichen für den Start. Ein CRM macht das Nachfassen und die Auswertung einfacher, ein ERP liefert aktuelle Preise und Verfügbarkeiten. Beides lässt sich später anbinden, der Ablauf ist darauf ausgelegt, mitzuwachsen.
Woher weiß die KI unsere Preise?
Gar nicht, und das ist Absicht. Preise, Rabatte und Konditionen kommen aus Ihrer Preisliste, Ihrem ERP oder CRM und werden nach Ihrem Regelwerk berechnet. Die KI schlägt nur Positionen vor und formuliert Text. Jede Zahl im Entwurf zeigt, woher sie stammt.
Was passiert mit Anfragen, die der Ablauf nicht versteht?
Sie landen in einer Prüfliste bei der zuständigen Person, mit dem, was bereits erkannt wurde. Fehlt eine Pflichtangabe, kann der Ablauf auf Wunsch direkt beim Kunden nachfragen. Nichts wird geraten, nichts geht ungeprüft raus. Häufen sich Anfragen eines Typs in der Prüfliste, erweitern wir das Regelwerk um diesen Fall.
Wie lange dauert die Einführung?
Das hängt von Systemen und Kalkulation ab. Mit Preisliste, Postfach und einer Vorlage sind es wenige Wochen bis zum Betrieb. Mit ERP, CRM und komplexem Regelwerk entsprechend länger. Ihr eigener Aufwand liegt bei etwa sieben bis zehn Stunden, verteilt über die Einführung.
Können wir unsere Word-Vorlage behalten?
Ja. Die Vorlage bleibt Ihre Vorlage, der Ablauf füllt sie. Wenn mehrere Vorlagen im Umlauf sind, nutzen wir die Einführung, um eine davon zur Standardvorlage zu machen. Das ist oft der sichtbarste Gewinn für den Kunden, weil jedes Angebot aus Ihrem Haus gleich aussieht.
Wo laufen unsere Daten, und was ist mit dem Datenschutz?
Kundendaten bleiben in Ihren Systemen. Für die KI-Schritte setzen wir je nach Anforderung auf Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Serverstandort in der EU oder auf Modelle auf eigener Infrastruktur. Welche Variante passt, klären wir im Audit mit Ihrer IT oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Was ist das Prozess-Audit, und was kostet er?
Ein Gespräch von 30 Minuten, kostenlos und ohne Vorbereitung. Wir gehen Ihren heutigen Angebotsweg durch und sagen Ihnen, welche Schritte sich automatisieren lassen und welche nicht. Danach entscheiden Sie, ob Sie ein Angebot von uns möchten. Preise nennen wir individuell nach dem Audit.
Nächster Schritt
Prüfen wir Ihren Angebotsweg in 30 Minuten
Sie schildern, wie ein Angebot heute bei Ihnen entsteht, wir sagen Ihnen, welche Schritte sich automatisieren lassen und was dafür vorhanden sein muss. Kostenlos, ohne Unterlagen, mit einer klaren Einschätzung am Ende.
- Prozess-Audit: 0,5 Stunden
- Regelwerk und Datenprobe: 2 bis 4 Stunden
- Aufbau und Testlauf: 3 bis 5 Stunden