Vorgang 1140 · DATEV
Abgleich mit Bestellung und Lieferschein
- Eingang
- Postfach
- Regel
- geprüft
- Ziel
- DATEV
Leistungen / Wo Zeit versickert
Rechnungsverarbeitung automatisieren, ohne eine Zahl abzutippen
Für Betriebe ab etwa 200 Eingangsrechnungen im Monat, deren Team heute von Hand prüft, kontiert und in DATEV, SAP, Lexware oder sevDesk überträgt. Wir bauen den Durchlauf von der Erfassung bis zur Buchung, mit Freigabe im Vier-Augen-Prinzip und Prüfpfad für die Betriebsprüfung. Unter 200 Rechnungen im Monat rechnet sich das selten, und das sagen wir Ihnen im Audit vorher.
Kostenlos · 30 Minuten · schriftliche Einschätzung danach
Mittelständler, die uns vertrauen
Veröffentlicht im Handelsblatt — vier Fachbeiträge
60 bis 80 %
Kostenersparnis je Rechnungsprozess
Billentis, Marktreport E-Invoicing
0,5 bis 1,5 Jahre
Amortisation der Einführung
Billentis, Marktreport E-Invoicing
0,0 Mrd. €
Potenzial digitaler Finanzprozesse, pro Monat
IW Consult, 2025
Wo Zeit versickert
Warum Eingangsrechnungen so viel Zeit kosten, obwohl sie längst digital ankommen
Die Rechnung kommt als PDF, und trotzdem tippt jemand Betrag, Datum und Rechnungsnummer ab. Nicht weil Ihr Team langsam ist, sondern weil zwischen Postfach und Buchhaltungssystem kein Weg existiert, der ohne Hände auskommt.
Heute
jeder Pfeil ist eine Übergabe von Hand
- Eingang
- Abtippen
- Rückfrage
- Freigabe
- DATEV
Mit Automatik
eine Freigabe, der Rest läuft
- Eingang
- Automatik: Erfassung mit KI-Dokumentenverstehen
- Freigabe: Ihr Team
- DATEV
Ausnahmen und unklare Fälle bleiben bei einem Menschen, mit Begründung im Protokoll.
Jede Rechnung wird dreimal angefasst
Einmal beim Sichten im Postfach, einmal beim Erfassen, einmal beim Kontieren. Die Daten stehen bereits auf dem Beleg, werden aber jedes Mal neu eingegeben. Bei mehreren hundert Rechnungen im Monat ist das eine halbe Stelle, die nur abschreibt.
Die Freigabe steckt irgendwo fest
Die Rechnung liegt beim Abteilungsleiter, der im Urlaub ist, oder in einem Postfach, das niemand vertritt. Skontofristen verstreichen, Lieferanten fragen nach, und die Buchhaltung sucht. Niemand sieht auf einen Blick, wo welche Rechnung gerade steht.
Was geprüft wurde, weiß nur, wer es geprüft hat
Beim Monatsabschluss, bei der Vertretung und spätestens bei der Betriebsprüfung fehlt die Spur: Wer hat wann was freigegeben, und warum auf dieses Konto? Ohne Prüfpfad wird aus Routine ein Risiko, das Ihr Team im Kopf trägt.
02 / Was wir übernehmen
Was wir aufbauen: der Weg vom Postfach bis zur Buchung, Schritt für Schritt
Automatisierte Rechnungsverarbeitung ist kein einzelnes Werkzeug, sondern eine Kette aus sechs Gliedern. Jedes Glied bauen wir an Ihre Regeln, Ihre Konten und Ihr System an, statt Ihr Team an eine Software anzupassen.
03 / Ablauf
So läuft die Einführung, und was Ihr Team dafür tun muss
- Schritt 1
Prozess-Audit, 30 Minuten
Sie beschreiben uns, wie eine Rechnung heute durch Ihr Haus läuft: Eingangskanäle, Freigaben, System, Sonderfälle. Wir sagen Ihnen am Ende des Gesprächs, ob und wo sich Automatisierung bei Ihnen rechnet. Kein Vertrag, keine Unterlagen nötig.
Ihr Anteil
0,5 Stunden - Schritt 2
Bestandsaufnahme und Regelwerk
Wir sichten einen Satz typischer Rechnungen, Ihren Kontenrahmen und Ihre Freigaberegeln. Daraus entsteht ein Regelwerk auf einer Seite, das Ihre Buchhaltung versteht und freigibt. Sonderfälle wie Gutschriften, Teilrechnungen und Reverse Charge legen wir hier fest, nicht später.
Ihr Anteil
3 bis 4 Stunden, verteilt auf zwei Termine - Schritt 3
Aufbau und Testlauf neben dem Altprozess
Wir bauen Erfassung, Abgleich, Kontierung und Schnittstelle und lassen echte Rechnungen parallel zu Ihrem bisherigen Ablauf durchlaufen. Ihr Team vergleicht die Vorschläge mit dem, was es selbst gebucht hätte, und korrigiert. Erst wenn die Trefferquote über mehrere Wochen stabil ist, schalten wir um.
Ihr Anteil
etwa 1 bis 2 Stunden je Woche über vier bis sechs Wochen - Schritt 4
Übergabe und Betrieb
Der Altprozess wird abgeschaltet, die Verfahrensdokumentation übergeben, Ihr Team arbeitet nur noch die Ausnahmen ab. Dieselben Personen, die das System gebaut haben, bleiben Ihr Ansprechpartner, auch wenn ein Lieferant sein Rechnungslayout ändert. Entscheidungen fallen am Telefon, nicht im Lenkungsausschuss.
Ihr Anteil
Ausnahmen bearbeiten, laufend
REFERENZEN
Betriebe, die mit uns arbeiten, in eigenen Worten
Schnelle Umsetzung, ein Ansprechpartner, der auch baut, und Abläufe, die im Alltag halten.
SOZIALWESEN
Absolute Empfehlung! Professionalität zieht sich durch jeden Bereich: von der strategischen Planung bis zur kreativen Umsetzung. Besonders hervorzuheben ist die extrem schnelle Reaktionszeit. Alle Maßnahmen waren zielgerichtet, modern und haben sofort Wirkung gezeigt.
E-COMMERCE
Unsere Stellen wurden erfolgreich besetzt — schnell, professionell und ohne den typischen Aufwand über Jobbörsen. Der ganze Prozess war einfach, die Kommunikation top.
LANDWIRTSCHAFT
Weber Media arbeitet sehr strukturiert und dienstleistungsorientiert und steht immer beratend zur Seite. Aufträge, Wünsche und Ideen werden schnellstmöglich umgesetzt — auch bei kurzfristigen Anfragen. Die Zusammenarbeit findet auf Augenhöhe statt.
AUTOMOBIL
Weber Media ist uns empfohlen worden und nach einer Kennlernphase haben wir die Agentur langfristig engagiert. Wir sind von den überraschend schnell einsetzenden Erfolgen überzeugt — die messbare Effizienzsteigerung im Vertrieb spricht für sich.
INDUSTRIE
Die Zusammenarbeit hat unsere Erwartungen übertroffen. Wir schätzen die partnerschaftliche Herangehensweise und die Fähigkeit, auf Veränderungen schnell zu reagieren und kontinuierlich neue, kreative Ideen einzubringen.
Veröffentlicht im Handelsblatt
Vier Fachbeiträge zu Digitalisierung & Prozessautomation in der Handelsblatt-Sonderpublikation für Mittelstand und Digitalisierung.
04 / Anbindung
An diese Systeme übergeben wir
- DATEV
- SAP Business One
- Microsoft Dynamics 365 Business Central
- Lexware Office
- sevDesk
- Sage 100
- E-Mail-Postfach
- Dokumentenmanagementsystem
Übergabe als Buchungsstapel mit Belegbild über DATEV Unternehmen online, damit Ihr Steuerberater die Belege an gewohnter Stelle findet.
05 / Was Entscheider uns fragen
„„Wir hatten schon ein OCR-Tool, am Ende hat die Buchhaltung doch alles nachgeprüft."“
Das ist die häufigste Erfahrung, und sie hat einen technischen Grund: vorlagenbasierte OCR erkennt Zeichen, versteht aber keine Rechnung. KI-Dokumentenverstehen liest Bedeutung, und der Abgleich mit der Bestellung prüft, ob die gelesenen Werte stimmen können. Nachgeprüft wird nur noch, was das System selbst als unsicher markiert, nicht jede Rechnung.
„„Unser Steuerberater bucht in DATEV, der will keine zweite Software."“
Bekommt er auch nicht. Die Rechnung läuft bei Ihnen durch Erfassung, Abgleich und Freigabe und kommt als fertiger Buchungsvorschlag mit Belegbild in DATEV an. Für Ihre Kanzlei ändert sich nur eines: Die Belege sind vollständig, kontiert und pünktlich da.
„„Dafür haben wir gerade keine Zeit, die Buchhaltung ist ohnehin am Limit."“
Genau deshalb beginnt der Aufbau neben dem Altprozess, nicht an seiner Stelle. Ihr Team investiert ein bis zwei Stunden pro Woche in das Vergleichen von Vorschlägen, mehr nicht. Die Zeit kommt ab dem Umschalttag zurück, Monat für Monat.
Gut zu wissen
Was Sie über automatisierte Rechnungsverarbeitung wissen sollten
Was ist automatisierte Rechnungsverarbeitung?
Automatisierte Rechnungsverarbeitung ist ein Ablauf, der Eingangsrechnungen ohne manuelle Dateneingabe erfasst, prüft, kontiert, freigibt und an das Buchhaltungssystem übergibt. Der Mensch bleibt an zwei Stellen beteiligt: bei der Freigabe oberhalb festgelegter Schwellen und bei Fällen, die das System als unsicher markiert. Alles andere läuft nach Regeln, die vorher mit der Buchhaltung festgelegt wurden. Technisch besteht der Ablauf aus einer Erfassungsstufe, einer Prüfstufe mit Abgleich gegen Bestellung und Stammdaten, einer Kontierungsstufe, einem Freigabe-Workflow und einer Schnittstelle zum Zielsystem. Die Grundlagen zu Abläufen, Auslösern und Übergaben beschreibt der Ratgeber zur Workflow-Automatisierung. Wie die Verbindung zu DATEV, SAP oder einer Cloud-Buchhaltung konkret aussieht, erklärt der Beitrag zur Systemintegration. Entscheidend ist, dass die Rechnung ihren Weg vollständig im System nimmt. Eine PDF, die nach der Erfassung wieder per Mail zur Freigabe wandert, ist keine Automatisierung, sondern eine Verlagerung der Handarbeit.
OCR oder KI-Dokumentenverstehen: Was ist der Unterschied?
OCR, die optische Zeichenerkennung, wandelt Bildpunkte in Text um und braucht für jedes Rechnungslayout eine Vorlage, die festlegt, wo welches Feld steht. KI-Dokumentenverstehen, oft als IDP bezeichnet, liest den Text mit einem Sprachmodell. Es versteht, was ein Betrag, ein Fälligkeitsdatum oder eine Positionszeile ist, unabhängig von Position und Beschriftung. Praktisch heißt das: Ein neuer Lieferant mit neuem Layout braucht keine Einrichtung. Die Erkennung ist nicht fehlerfrei, deshalb gehört zu jedem Feld ein Vertrauenswert, und unsichere Felder gehen an einen Menschen. Dieses Muster beschreibt der Ratgeber zu Leitplanken und menschliche Freigabe. Klassische OCR behält ihren Platz dort, wo das Layout stabil ist und die Menge groß. Wie beide Verfahren im Detail arbeiten und wann welches passt, steht im Beitrag zu Dokumenten-KI und IDP. Für die meisten Betriebe im Mittelstand ist die Kombination sinnvoll: strukturierte E-Rechnungen direkt lesen, PDF und Scan über das Sprachmodell.
E-Rechnungspflicht: Was seit 2025 gilt und was noch kommt
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen und verarbeiten können. So steht es seit dem Wachstumschancengesetz im Umsatzsteuergesetz. Eine E-Rechnung ist dabei keine PDF, sondern ein strukturiertes Datenformat wie XRechnung oder ZUGFeRD. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, kommt gestaffelt: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen (Stand Oktober 2026; eine Verschiebung der ersten Stufe wird politisch diskutiert, ist aber nicht beschlossen). Für die Eingangsseite bedeutet das: Ein wachsender Teil Ihrer Rechnungen kommt bereits maschinenlesbar an. Er muss nicht mehr erkannt, sondern nur noch geprüft und gebucht werden. Ein Postfach, in dem XML-Anhänge ungelesen liegen, erfüllt die Empfangspflicht nur auf dem Papier. Die Details regelt das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2024; ob Ihr Haus von einer Übergangsfrist profitiert, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
GoBD und Datenschutz: Was die Betriebsprüfung sehen will
Die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, verlangen, dass jede Buchung nachvollziehbar, vollständig, unveränderbar und zeitgerecht erfasst wird. Für automatisierte Rechnungsverarbeitung heißt das konkret: Das Original wird unverändert archiviert, jede Änderung an erkannten Werten wird protokolliert. Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie der Ablauf arbeitet und wer wann eingreifen darf. Ein System, das Werte still korrigiert, ohne das festzuhalten, besteht keine Prüfung. Daneben gilt die DSGVO, weil Rechnungen Namen, Adressen und Bankverbindungen enthalten. Werden Rechnungsdaten von einem Sprachmodell verarbeitet, muss klar sein, wo das Modell läuft und ob der Anbieter die Daten zu eigenen Zwecken nutzt. Was dabei zu beachten ist, von Auftragsverarbeitung bis Serverstandort, steht im Ratgeber DSGVO und KI. Ob sich der Aufbau bei Ihrer Rechnungsmenge rechnet, lässt sich vorab abschätzen; die Rechenlogik erklärt der Beitrag zu Kosten der Prozessautomation.
Häufige Fragen
Was Sie vor dem Gespräch wissen wollen
Ab wie vielen Rechnungen im Monat lohnt sich automatisierte Rechnungsverarbeitung?
Als Faustregel ab etwa 200 Eingangsrechnungen im Monat, wenn mehrere Personen an Erfassung und Freigabe beteiligt sind. Darunter ist eine Cloud-Buchhaltung mit eingebauter Belegerkennung meist die bessere Wahl. Entscheidend ist weniger die Stückzahl als der Weg: Je mehr Stationen eine Rechnung heute durchläuft, desto größer der Hebel. Im Prozess-Audit rechnen wir das mit Ihren Zahlen durch.
Funktioniert das auch mit Papierrechnungen und Scans?
Ja. Gescannte Rechnungen werden wie PDF-Anhänge gelesen, das Sprachmodell erkennt Felder auch auf schiefen oder schwach gedruckten Belegen. Schlechte Scanqualität senkt die Sicherheit der Erkennung, dann markiert das System die betroffenen Felder zur Prüfung. Handschriftliche Vermerke auf gedruckten Rechnungen sind unkritisch, komplett handgeschriebene Rechnungen bleiben Ausnahmen, die Ihr Team manuell erfasst.
Was passiert mit Rechnungen ohne Bestellbezug?
Sie laufen denselben Weg, nur ohne den Abgleich mit der Bestellung. Stattdessen greifen Regeln: Lieferant, Betrag, Kostenart und Historie entscheiden über den Kontierungsvorschlag und darüber, wer freigeben muss. Typische Fälle sind Miete, Energie, Telefon und Abonnements. Diese wiederkehrenden Rechnungen lassen sich meist vollständig regelbasiert kontieren, weil sie sich von Monat zu Monat kaum unterscheiden.
Kann mein Steuerberater weiter in DATEV arbeiten?
Ja, und er merkt von der Umstellung vor allem, dass die Belege vollständig und kontiert ankommen. Die Übergabe erfolgt als Buchungsstapel mit Belegbild nach DATEV Unternehmen online oder in das Rechnungswesen, je nachdem, wie Ihre Kanzlei arbeitet. Welche Konten und Kostenstellen verwendet werden, stimmen wir mit der Kanzlei ab, bevor die erste Buchung übergeben wird.
Wie wird das Vier-Augen-Prinzip abgebildet?
Über Freigabestufen, die an Betrag, Kostenart oder Lieferant gebunden sind. Eine Rechnung oberhalb der Schwelle braucht zwei Freigaben von unterschiedlichen Personen, und das System lässt keine zweite Freigabe durch dieselbe Person zu. Vertretungsregeln greifen bei Abwesenheit, Eskalation nach Frist verhindert, dass eine Rechnung liegen bleibt. Jede Freigabe wird mit Name und Zeitpunkt protokolliert.
Was ist mit Gutschriften, Teilrechnungen und Reverse Charge?
Diese Sonderfälle legen wir in der Bestandsaufnahme fest, bevor gebaut wird. Gutschriften werden erkannt und mit der Ursprungsrechnung verknüpft, Teilrechnungen gegen die offene Bestellmenge geprüft, Reverse-Charge-Rechnungen an der fehlenden Umsatzsteuer und der USt-ID des Lieferanten erkannt. Was nicht eindeutig zuzuordnen ist, geht mit Begründung an Ihr Team, statt falsch gebucht zu werden.
Wo werden die Rechnungsdaten verarbeitet?
Auf Servern in Deutschland oder der EU, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und ohne Nutzung Ihrer Daten für das Training fremder Modelle. Welches Sprachmodell zum Einsatz kommt und ob es in Ihrer Umgebung oder bei einem europäischen Anbieter läuft, entscheiden wir gemeinsam. Maßgeblich sind Ihre Datenschutzvorgabe und Ihre IT.
Was kostet die Einführung?
Das hängt von Rechnungsmenge, Zielsystem und der Zahl der Sonderfälle ab, deshalb gibt es ein individuelles Angebot nach dem Prozess-Audit. Dort nennen wir Ihnen vorab, ob sich der Aufbau bei Ihrer Menge überhaupt lohnt. Marktstudien beziffern die Amortisation automatisierter Rechnungsprozesse mit einem halben bis anderthalb Jahren; Ihre eigene Rechnung bekommen Sie mit Ihren Zahlen.
Nächster Schritt
In 30 Minuten wissen, ob sich Ihr Rechnungseingang automatisieren lässt
Sie beschreiben uns den Weg einer Rechnung durch Ihr Haus, wir sagen Ihnen am Ende des Gesprächs, wo der Hebel liegt und wo nicht. Kein Vertrag, keine Vorbereitung, kein Verkaufsgespräch.
- Prozess-Audit, 30 Minuten: 0,5 Stunden
- Bestandsaufnahme und Regelwerk: 3 bis 4 Stunden, verteilt auf zwei Termine
- Aufbau und Testlauf neben dem Altprozess: etwa 1 bis 2 Stunden je Woche über vier bis sechs Wochen