Vorgang 1140 · Ein Ablauf soll laufen
Ablauf in Klartext aufschreiben
- Eingang
- Postfach
- Regel
- geprüft
- Ziel
- Ein Ablauf soll laufen
Leistungen / Woran Projekte hängen bleiben
Agentur für Prozessautomatisierung: laufende Abläufe statt Folien
Eine Agentur für Prozessautomatisierung findet die wiederkehrenden Abläufe in Ihrem Betrieb, die sich automatisieren lassen. Sie baut die Automatisierung zwischen Ihren vorhandenen Systemen und betreibt sie danach. ProzessAutomatisierung.ai ist das Angebot der Weber Media Consulting GmbH aus Hamburg für den Mittelstand in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Wer berät, baut auch, und Ihr Team gibt frei.
Kostenlos · 30 Minuten · schriftliche Einschätzung danach
Mittelständler, die uns vertrauen
Veröffentlicht im Handelsblatt — vier Fachbeiträge
0 Tag pro Woche
Berichte und Dokumentation bei jeder zweiten Fachkraft
IW Köln, 2025
0 %
der Betriebe fehlt die Zeit zur Digitalisierung
DIHK-Digitalisierungsumfrage, 2025
0 Std.
je Monat für gesetzliche Pflichten, ab 50 Beschäftigten
KfW Research Nr. 495, 2025
Woran Projekte hängen bleiben
Warum Automatisierung im Mittelstand so oft beim Konzept stehen bleibt
Den meisten Betrieben fehlt nicht die Idee, was sich automatisieren ließe. Es fehlt die Zeit, es neben dem Tagesgeschäft umzusetzen, und ein Partner, der vom ersten Gespräch bis zum Betrieb dabeibleibt.
Heute
jeder Pfeil ist eine Übergabe von Hand
- Eingang
- Abtippen
- Rückfrage
- Freigabe
- Ein Ablauf soll laufen
Mit Automatik
eine Freigabe, der Rest läuft
- Eingang
- Automatik: Prozess-Audit
- Freigabe: Ihr Team
- Ein Ablauf soll laufen
Ausnahmen und unklare Fälle bleiben bei einem Menschen, mit Begründung im Protokoll.
Das Konzept ist fertig, der Ablauf nicht
Am Ende eines Workshops steht ein Foliensatz mit zwanzig Ideen. Umgesetzt wird keine, weil niemand im Haus die Zeit hat und der Berater nicht baut. Ein Konzept spart keine Minute, ein laufender Ablauf schon.
Wer verkauft, baut nicht
Im Erstgespräch sitzt die Partnerebene, im Projekt dann ein anderes Team, das Ihren Betrieb erst kennenlernen muss. Jede Übergabe kostet Wissen. Wir halten es anders: Dieselben Leute führen das Audit, bauen und betreuen.
Nach dem Livegang ist niemand zuständig
Eine Automatisierung ist kein Möbelstück. Lieferanten ändern ihre Rechnungen, Kunden ihre Formulare, Ihr ERP bekommt ein Update. Ohne jemanden, der den Betrieb übernimmt, läuft die beste Strecke nach einigen Monaten nicht mehr.
02 / Was wir übernehmen
Was wir als Agentur tun: Ablauf, Umsetzung, Betrieb
Wir verkaufen kein Werkzeug und keine Lizenz. Wir übernehmen einen Ablauf von der Analyse bis zum Betrieb und richten die Technik danach aus, nicht umgekehrt.
03 / Ablauf
So läuft die Zusammenarbeit: Audit, Pilot, Betrieb
- Schritt 1
Prozess-Audit, 30 Minuten
Sie nennen die Abläufe, die Ihr Team jede Woche Zeit kosten. Wir fragen nach Mengen, Systemen und Ausnahmen und sagen Ihnen am Ende des Gesprächs, wo der Hebel liegt. Kein Vertrag, keine Unterlagen nötig.
Ihr Anteil
Ein Gespräch, ohne Vorbereitung - Schritt 2
Pilot an einer Strecke
Wir beginnen mit einem einzigen Ablauf, dem mit dem größten Hebel. Er läuft zuerst parallel zum bisherigen Weg, die Automatik erzeugt nur Entwürfe. Vor dem Zugriff auf Ihre Daten wird der Vertrag zur Auftragsverarbeitung unterschrieben.
Ihr Anteil
Beispielfälle und Rückmeldung zu den Entwürfen - Schritt 3
Übergabe in den Betrieb
Erst wenn die Entwürfe nachweislich stimmen, übernimmt die Strecke die Arbeit. Ihr Team bearbeitet nur noch Freigaben und Klärfälle. Was nicht trägt, bauen wir um oder stellen es ab.
Ihr Anteil
Freigaben im Alltag - Schritt 4
Betrieb und nächste Strecke
Wir betreuen die laufende Strecke und pflegen Änderungen ein. Wenn der erste Ablauf trägt, entscheiden Sie, ob und welcher als nächster folgt. Es gibt keinen Zwang zum Gesamtpaket.
Ihr Anteil
Änderungen melden, nächste Strecke wählen
REFERENZEN
Betriebe, die mit uns arbeiten, in eigenen Worten
Schnelle Umsetzung, ein Ansprechpartner, der auch baut, und Abläufe, die im Alltag halten.
SOZIALWESEN
Absolute Empfehlung! Professionalität zieht sich durch jeden Bereich: von der strategischen Planung bis zur kreativen Umsetzung. Besonders hervorzuheben ist die extrem schnelle Reaktionszeit. Alle Maßnahmen waren zielgerichtet, modern und haben sofort Wirkung gezeigt.
E-COMMERCE
Unsere Stellen wurden erfolgreich besetzt — schnell, professionell und ohne den typischen Aufwand über Jobbörsen. Der ganze Prozess war einfach, die Kommunikation top.
LANDWIRTSCHAFT
Weber Media arbeitet sehr strukturiert und dienstleistungsorientiert und steht immer beratend zur Seite. Aufträge, Wünsche und Ideen werden schnellstmöglich umgesetzt — auch bei kurzfristigen Anfragen. Die Zusammenarbeit findet auf Augenhöhe statt.
AUTOMOBIL
Weber Media ist uns empfohlen worden und nach einer Kennlernphase haben wir die Agentur langfristig engagiert. Wir sind von den überraschend schnell einsetzenden Erfolgen überzeugt — die messbare Effizienzsteigerung im Vertrieb spricht für sich.
INDUSTRIE
Die Zusammenarbeit hat unsere Erwartungen übertroffen. Wir schätzen die partnerschaftliche Herangehensweise und die Fähigkeit, auf Veränderungen schnell zu reagieren und kontinuierlich neue, kreative Ideen einzubringen.
Veröffentlicht im Handelsblatt
Vier Fachbeiträge zu Digitalisierung & Prozessautomation in der Handelsblatt-Sonderpublikation für Mittelstand und Digitalisierung.
04 / Anbindung
Wofür Sie uns holen, und wofür eine andere Adresse besser passt
- Ein Ablauf soll laufen
- Mittelstand mit gewachsenen Systemen
- Ein bestimmtes Werkzeug soll angebunden werden
- Ein KI-Agent soll Aufgaben im Team übernehmen
- Eine Software soll gekauft werden
- Steuerung und Robotik in der Halle
Rechnung, Angebot, Auftrag, Kundenanfrage, Personal: Sie wollen, dass ein wiederkehrender Ablauf ohne Abtippen funktioniert und betreut wird. Das ist unser Kern.
05 / Was Entscheider uns fragen
„„Wir haben schon einen IT-Dienstleister.““
Gut, den brauchen Sie weiter. Ihr IT-Dienstleister hält Rechner, Netz und Lizenzen am Laufen. Wir kümmern uns um den Ablauf, der zwischen diesen Systemen von Hand läuft. In der Regel richtet Ihre IT uns die Zugänge ein, und wir sagen genau, welche.
„„Brauchen wir nicht zuerst eine KI-Strategie?““
Nicht für den ersten Ablauf. Eine Strategie auf dem Papier spart keine Zeit, eine laufende Strecke schon. Was Sie aus dem ersten Ablauf lernen, ist die beste Grundlage für den zweiten. Wer zusätzlich Regeln für den Umgang mit KI im Haus braucht, bekommt die im selben Gespräch mit angesprochen.
„„Am Ende hängen wir an Ihnen.““
Das Regelwerk ist in Klartext geschrieben und gehört Ihnen. Die Zugänge laufen über Ihre Konten. Sie können die Betreuung jederzeit selbst übernehmen oder an jemand anderen geben. Wer gut arbeitet, braucht keine Abhängigkeit.
Gut zu wissen
Was Sie über eine Agentur für Prozessautomatisierung wissen sollten
Was macht eine Agentur für Prozessautomatisierung?
Eine Agentur für Prozessautomatisierung übernimmt wiederkehrende Abläufe eines Unternehmens von der Analyse bis zum Betrieb. Sie klärt, welcher Ablauf sich lohnt, schreibt die Regeln auf, baut die Verbindung zwischen den vorhandenen Systemen und betreut sie danach. Der Unterschied zum Software-Anbieter: Die Agentur verkauft kein Produkt, sondern ein laufendes Ergebnis. Der Unterschied zum IT-Systemhaus: Sie betreut nicht Rechner und Netz, sondern den Ablauf dazwischen. Was Prozessautomatisierung grundsätzlich ist, erklärt der Leitfaden Prozessautomatisierung.
Welche Abläufe wir automatisieren
Jeder Ablauf hat eine eigene Seite mit Schritten, beteiligten Systemen und typischen Ausnahmen:
- Rechnungsverarbeitung automatisieren: Eingangsrechnung erfassen, prüfen, kontieren, freigeben, übergeben.
- Angebotserstellung automatisieren: aus der Anfrage ein prüffertiger Angebotsentwurf.
- Auftragserfassung automatisieren: Bestellungen aus Mail und PDF geprüft ins ERP.
- Kundenanfragen automatisieren: Antwortentwürfe für Bestandskunden aus ERP und CRM.
- Vertriebsautomatisierung: Anfragen vorqualifizieren, ins CRM, Angebote nachfassen.
- Backoffice-Automatisierung: Postfach, Ablage, Berichte.
- HR-Prozesse automatisieren: Bewerbung, Eintritt, Zeiterfassung.
- Industrieautomatisierung im Büro: Auftrag, Lieferschein und Qualitätsdokumente zwischen ERP, MES und Buchhaltung.
- Prozessautomatisierung für Immobilienunternehmen: Exposé, Portale, Anfragen.
Ablauf, Werkzeug, KI-Agent: wer was macht
Unter dem Dach der Weber Media Consulting GmbH gibt es drei Schwerpunkte, und jeder hat eine eigene Adresse. Hier auf ProzessAutomatisierung.ai geht es um den Ablauf: was läuft, mit welchem Ergebnis, und wer es betreibt. Um die technische Anbindung einzelner Werkzeuge und Systeme kümmert sich die Schwestermarke Workflow-Agentur. KI-Agenten als Technik, also Agenten mit Zugriff auf mehrere Systeme, beschreibt Weber Media auf der Seite KI-Agenten für Unternehmen. Für Sie bleibt es ein Ansprechpartner. Die Trennung hilft nur dabei, die passende Erklärung zu finden.
Woran Sie eine passende Agentur erkennen
Sechs Fragen trennen im Erstgespräch schnell: Wer baut, die Person im Gespräch oder ein anderes Team? Wer betreibt den Ablauf nach dem Start, und was kostet das laufend? Wem gehören Regelwerk und Zugänge? Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, bevor jemand auf Ihre Daten zugreift? Wo bleibt ein Mensch in der Freigabe, und wie wird das protokolliert? Und sagt die Agentur auch, wann sich Automatisierung nicht lohnt? Was den Preis eines Projekts treibt, steht offen auf der Seite Kosten der Prozessautomatisierung. Wie ein Projekt von der Analyse bis zum Betrieb abläuft, zeigt der Leitfaden Prozessautomation.
Häufige Fragen
Was Sie vor dem Gespräch wissen wollen
Was macht eine Agentur für Prozessautomatisierung?
Sie übernimmt wiederkehrende Abläufe von der Analyse bis zum Betrieb. Sie klärt, welcher Ablauf sich lohnt, schreibt die Regeln auf, verbindet die vorhandenen Systeme und betreut die Automatisierung danach. Sie verkauft kein Werkzeug, sondern einen laufenden Ablauf.
Für welche Unternehmen arbeiten Sie?
Für mittelständische Betriebe in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Typisch sind Häuser, in denen Rechnungen, Bestellungen, Angebote oder Anfragen noch von Hand zwischen Postfach, ERP und Buchhaltung wandern. Ob sich Automatisierung bei Ihnen rechnet, hängt an Menge und Ablauf, das klären wir im Audit.
Was unterscheidet Sie von einem Software-Anbieter?
Ein Software-Anbieter verkauft ein Produkt, das Ihr Team einrichten und betreiben muss. Wir übernehmen den Ablauf selbst: Analyse, Umsetzung zwischen Ihren vorhandenen Systemen und Betrieb. Passt eine fertige Software besser, sagen wir Ihnen das.
Muss bei jeder Automatisierung KI im Spiel sein?
Nein. Eindeutige Schritte laufen über feste Regeln, weil das günstiger und nachvollziehbar ist. KI setzen wir dort ein, wo Freitext, Belege oder Mails gelesen werden müssen. Automatisierung zuerst, KI, wo sie wirkt.
Wie läuft die Zusammenarbeit ab?
Erst das kostenlose Prozess-Audit von 30 Minuten, dann ein Pilot an einem einzigen Ablauf, der parallel zum bisherigen Weg läuft. Erst wenn er nachweislich stimmt, geht er in den Betrieb. Danach entscheiden Sie, ob ein weiterer Ablauf folgt.
Was kostet eine Agentur für Prozessautomatisierung?
Sie bekommen ein individuelles Angebot nach dem Prozess-Audit. Den Aufwand treiben die Zahl der Systeme, die Zahl der Ausnahmen und die Frage, ob KI gebraucht wird. Die Kostentreiber stehen offen auf unserer Seite zu den Kosten der Prozessautomatisierung.
Wie gehen Sie mit unseren Daten um?
Verarbeitet wird auf Servern in Deutschland oder der EU, auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, und Ihre Daten werden nicht zum Training fremder Modelle verwendet. Welche Daten in welchen Ablauf dürfen, legen wir je Strecke mit Ihnen fest, statt eine Pauschalzusage zu geben.
Wer kümmert sich nach dem Livegang?
Wir. Lieferanten, Formulare und Systeme ändern sich, und eine Automatisierung muss das mitmachen. Sie haben einen Ansprechpartner, der Ihre Abläufe kennt. Regelwerk und Zugänge gehören Ihnen, Sie können die Betreuung jederzeit selbst übernehmen.
Nächster Schritt
In 30 Minuten wissen, womit Sie anfangen
Sie nennen uns die drei Abläufe, die Ihr Team am meisten Zeit kosten, wir sagen Ihnen am Ende des Gesprächs, welcher den größten Hebel hat. Danach bekommen Sie das schriftlich. Kein Vertrag, kein Verkaufsgespräch.
- Prozess-Audit, 30 Minuten: Ein Gespräch, ohne Vorbereitung
- Pilot an einer Strecke: Beispielfälle und Rückmeldung zu den Entwürfen
- Übergabe in den Betrieb: Freigaben im Alltag